Acuerdo Internacional Administrativo sobre las condiciones de adscripción en comisión de servicio de un funcionario español al Consejo de Europa, hecho en Estrasburgo el 29 y 30 de mayo de 2025.

Acuerdo Internacional Administrativo sobre las condiciones de adscripción en comisión de servicio de un empleado público de España al Consejo de Europa entre el Reino de España, representado por el Sr. D. Juan Ignacio Morro, Embajador Plenipotenciario y Extraordinario, Representante Permanente de España ante el Consejo de Europa, 24 allée de la Robertsau, 67000, Estrasburgo, en adelante, denominado el «Estado Donante»; y el Consejo de Europa, representado por la Sra. D.ª Ylva Berling, Directora de Recursos Humanos, Palais de l’Europe, F-67000, Estrasburgo, en adelante, denominado la «Organización»; en adelante, denominados colectivamente las «Partes»;

Considerando: Que el Estado Donante ha convenido en destinar en comisión de servicio al Sr. D. Giacomo Palombino, actualmente investigador García-Pelayo en el Centro de Estudios Políticos y Constitucionales (CEPC), Ministerio de la Presidencia, Plaza de la Marina Española, 9, 28071 Madrid (España), en adelante, denominado el «empleado público», para el puesto de asesor jurídico en la Secretaría del Consejo de Europa, Secretaría del Acuerdo Ampliado de la Democracia a través del Derecho (Comisión de Venecia), Sesiones Plenarias y Servicios Centrales, División IV - Estudios y Conferencias + América Latina, F-67000, Estrasburgo.

Disposiciones generales

El presente Acuerdo Administrativo Internacional se regirá e interpretará según la Resolución Res(2012)2 del Comité de Ministros, de 15 de febrero de 2012, por la que se establece la normativa para la adscripción en comisión de servicio al Consejo de Europa (anexo A).

El periodo de adscripción en comisión de servicio del empleado público será de siete (7) meses, desde el 1 de junio de 2025 hasta el 31 de diciembre de 2025. Cualquiera de ambas Partes podrá poner fin a la adscripción mediante una notificación con dos (2) meses de antelación, salvo en el supuesto previsto en el artículo 19, letra h), de la Resolución Res(2012)2, en cuyo caso la Organización podrá dar por finalizada la adscripción en comisión de servicio mediante una notificación con un (1) mes de antelación. La adscripción podrá prorrogarse o renovarse mediante enmienda por escrito al presente Acuerdo Internacional Administrativo hasta un máximo de tres (3) años.

La adscripción finalizará en caso de que el empleado público deje de estar al servicio del Estado Donante.

Tras la finalización del periodo de adscripción en comisión de servicio, el empleado público no podrá trabajar en la Organización, salvo que sea seleccionado para ello tras un proceso de selección sujeto a lo previsto en las disposiciones del Estatuto del Personal.

La descripción de las funciones figura en el anexo B.

El empleado público podrá asumir compromisos económicos en nombre de la Organización en el marco de una delegación específica del Secretario General o de la Jefatura de la Entidad Administrativa Principal de que se trate, y podrá ejercer autoridad jerárquica, entre otras cosas realizando evaluaciones, conforme a la normativa del Consejo de Europa en la materia, en la medida en que ello resulte preciso a los efectos de desempeñar las funciones que le sean encomendadas.

De conformidad con el artículo 17 del Acuerdo General sobre Privilegios e Inmunidades del Consejo de Europa, firmado en París el 2 de septiembre de 1949, el empleado público gozará de los privilegios e inmunidades establecidos en las letras a) y c) a f) de su artículo 18. A efectos de la comunicación a los gobiernos de los Miembros, por parte del Secretario General, de las categorías de empleados públicos según lo dispuesto en el artículo 17 del Acuerdo General, el empleado público disfrutará de los privilegios e inmunidades reconocidos a los miembros del personal de categoría A, grados 1 a 3.

En cuanto a los gastos previstos en el artículo 23 de la Resolución CM/Res(2012)2, se recomienda al empleado público que verifique ante su Administración si el reembolso de estos gastos está sujeto al pago de impuestos.

Cualquier diferencia o reclamación derivada de las presentes disposiciones o de la vulneración de las mismas se resolverá según lo previsto en la Norma n.º 481, de 27 de febrero de 1976 (anexo C). Las Partes convienen en que, si se aplica el procedimiento de solución de controversias previsto en el mencionado texto, se someterá la diferencia entre ellas a un árbitro único. Asimismo, convienen en que dicha decisión se adoptará teniendo en cuenta la Resolución Res(2012)2.

Obligaciones del Estado Donante:

El Estado Donante certifica que el empleado público cumple los requisitos de experiencia y de carácter lingüístico previstos en los artículos 14 y 15 de la Resolución Res(2012)2.

El Estado Donante sufragará los costes salariales y otras prestaciones abonadas al empleado público durante el periodo de adscripción en comisión de servicio. Entre dichas prestaciones se contarán las relativas a las de jubilación según las leyes y reglamentos aplicables. Es más, antes de que el empleado público comience a ejercer sus funciones, el Estado Donante certificará la vigencia de su cobertura médica y social, incluido un seguro de accidentes laborales que cubra al empleado público mientras se encuentre adscrito a la Organización, en caso de desplazamiento por cuenta de la Organización, o por asuntos personales o durante sus vacaciones. Además, el empleado público acreditará que los miembros de su familia que le acompañen disfrutan de cobertura médica y social.

El Estado Donante certifica que el empleado público y su empleador de origen han sido informados de las condiciones de la presente adscripción en comisión de servicio, y las aceptan, según establecen la Resolución Res(2012)2 y el presente Acuerdo Internacional Administrativo.

En particular, el Estado Donante certifica que el empleado público ha sido informado de cuanto sigue, y lo acepta:

– las obligaciones previstas en los artículos 19 y 20 de la Resolución Res(2012)2;

– la obligación, desde su llegada a la Organización y durante todo su periodo de adscripción en comisión de servicio, de responder del desempeño de las funciones que le encomiende su superior jerárquico;

– la normativa sobre horario de trabajo vigente en el Consejo de Europa (anexo D);

– la prohibición de hacer uso, una vez finalizado su periodo de adscripción en comisión de servicio, del material que elabore o que llegue a su poder durante dicho periodo, a menos que obtenga la autorización del Secretario General del Consejo de Europa.

Obligaciones de la Organización:

Según proceda, la Organización solicitará de las autoridades nacionales competentes la expedición de un visado y permiso de residencia a favor del empleado público y de los miembros de su familia.

A su llegada, la Organización informará al empleado público de los derechos y deberes que le corresponden. El empleado público podrá obtener asesoramiento e información de la Dirección de Recursos Humanos, Palais de l’Europe, Estrasburgo, sobre pormenores de orden práctico relativos a su adscripción en comisión de servicio.

La Organización facilitará al empleado público un puesto de trabajo y los instrumentos y medios precisos para el ejercicio de sus funciones. También le prestará asistencia para la protección de sus intereses personales o materiales cuando hayan sufrido un perjuicio sin que medie dolo o negligencia por parte del empleado público debido a cualquier acción dirigida en su contra por razón de su condición de tal.

La Organización evaluará el desempeño del empleado público con arreglo a su sistema de evaluación. Los informes de evaluación se entregarán al empleado público y se tendrán en cuenta en el momento de decidir la prórroga o renovación de la adscripción.

El empleado público podrá disfrutar de los permisos conforme a lo previsto en los artículos 21 y 22 de la Resolución Res(2012)2.

La Organización permitirá al empleado público solicitar los cursos de formación internos que se ofrezcan al personal fijo de la institución. Su superior jerárquico podrá requerirle que realice los cursos de formación específica que estime necesarios.

La Organización sufragará los gastos de desplazamiento entre el lugar de residencia del empleado público y su lugar de destino, según se establece en el artículo 23, letra b (pero no c) de la Resolución Res(2012)2.

La Organización asumirá los costes de cualquier desplazamiento que se lleve a cabo en relación con las funciones, según se dispone en los artículos 25 y 26 de la Resolución Res(2012)2. La Organización incluirá al empleado público en la póliza de seguro de accidentes para empleados públicos en comisión de servicio (anexo E) y en un seguro especial de viaje para los desplazamientos (anexo F).

Las Partes convienen en que no se abonará la asignación por traslado prevista en el artículo 23, letra a), de la Resolución Res(2012)2.

Lo previsto en el presente Acuerdo Internacional Administrativo solo podrá enmendarse mediante acuerdo por escrito entre las Partes.

El documento ha sido redactado y firmado en inglés y español. En caso de discrepancia, prevalecerá la versión inglesa.

Anexo A: Resolución Res(2012)2 del Comité de Ministros, de 15 de febrero de 2012, por la que se establece la normativa para la adscripción en comisión de servicio al Consejo de Europa.

Anexo B: Descripción de las funciones.

Anexo C: Norma n.º 481, de 27 de febrero de 1976, por la que se establece el procedimiento de arbitraje en caso de controversias entre el Consejo y personas naturales en relación con bienes proporcionados, servicios prestados o compraventas de bienes inmuebles en nombre del Consejo.

Anexo D: Instrucción n.º 16, de 24 de febrero de 1978, sobre la introducción de un horario flexible de trabajo en la Secretaría del Consejo de Europa y las disposiciones para su aplicación.

Anexo E: Nota informativa sobre cobertura del seguro de accidentes.

Anexo F: Nota informativa sobre cobertura del seguro en caso de desplazamiento.

ANEXO A

Resolución CM/Res(2012)2 por la que se establece el Reglamento para la adscripción en comisión de servicio al Consejo de Europa (Aprobada por el Comité de Ministros, el 15 de febrero de 2012, en la reunión número 1134 de los suplentes de los Ministros)

El Comité de Ministros, con arreglo a los términos del artículo 16 del Estatuto del Consejo de Europa;

Considerando que las adscripciones en comisión de servicio al Consejo de Europa comportan ventajas para la Organización, los Estados miembros y otras organizaciones internacionales, en particular mediante el intercambio fructífero de ideas y la presencia de expertos durante periodos limitados;

Considerando que las personas adscritas en comisión de servicio al Consejo de Europa deberán disponer de herramientas para gestionar los proyectos con eficacia y la facultad de ejercer autoridad jerárquica dentro de unos límites claramente definidos;

Considerando que debe modificarse la Resolución Res(2003)5 relativa al Reglamento para la adscripción en comisión de servicio al Consejo de Europa de funcionarios internacionales o nacionales, regionales o locales;

A propuesta del Secretario General, habiendo consultado al Comité de Personal, de conformidad con el apartado 1 del artículo 6 del Reglamento sobre Participación del Personal (anexo I del Reglamento de Personal);

Resuelve lo siguiente:

I. Normas generales

1.a El presente Reglamento establece las condiciones para la adscripción en comisión de servicio de funcionarios internacionales o nacionales, regionales o locales, así como de otras personas enviadas por los Estados miembros de conformidad con su legislación nacional, al Consejo de Europa (los «funcionarios en comisión de servicio»).

b. Quedan excluidos del ámbito de aplicación del presente Reglamento:

i. los miembros del personal contratados para el Consejo de Europa a tenor del apartado 3 del artículo 12 del Reglamento de Personal (con arreglo al cual el Secretario General se propone garantizar los servicios, por un periodo de tiempo limitado, de funcionarios y especialistas);

ii. los expertos convocados para consultas de breve duración que estén cubiertos por las normas relativas a gastos de viaje y dietas de expertos gubernamentales y otras personas a cargo de los presupuestos del Consejo de Europa;

iii. las personas ajenas a la Secretaría contratadas como consultores.

c. Las normas y reglamentos aplicables al personal únicamente se aplicarán a los funcionarios en comisión de servicio del modo en que se detalla a continuación. No podrá interpretarse el presente Reglamento de forma que confiera la condición de miembros del personal a los funcionarios en comisión de servicio.

2. Los funcionarios en comisión de servicio seguirán siendo empleados del Estado miembro que los haya enviado o seguirán siendo retribuidos por dicho Estado, y no recibirán salario alguno del Consejo de Europa durante el periodo de adscripción en comisión de servicio.

3. Los funcionarios nacionales en comisión de servicio deberán ser nacionales de un Estado miembro del Consejo de Europa y, en el caso de los acuerdos parciales, nacionales de un Estado miembro del Consejo de Europa o del acuerdo parcial de que se trate¹.

¹ En el caso de los acuerdos parciales, siempre que el acuerdo a que se refiere el artículo 7 del presente Reglamento estipule que el funcionario en comisión de servicio tiene derecho a la asignación por desplazamiento y/o a los gastos conexos, tales gastos correrán a cargo del presupuesto del acuerdo parcial de que se trate.

4. Los funcionarios en comisión de servicio podrán trabajar en cualquier área en la que sus servicios se consideren necesarios, siempre que no haya conflicto con los intereses de la Organización. Mientras estén adscritos en comisión de servicio en el Consejo de Europa, los funcionarios no recibirán ni solicitarán instrucciones de ningún gobierno, autoridad, organización o persona ajenos al Consejo de Europa en relación con el ejercicio de sus funciones.

II. Procedimiento para la adscripción en comisión de servicio a la Organización

5. El Secretario General informará a los Representantes Permanentes de los Estados miembros o, en su caso, a los Directores de las organizaciones internacionales, sobre el número y el tipo de funcionarios que el Consejo de Europa desearía que le fueran adscritos, y les pedirá si desean hacer propuestas detalladas por escrito.

6. Basándose en las propuestas recibidas de los Representantes Permanentes de los Estados miembros o, en su caso, de los Directores de las organizaciones internacionales, y con sujeción a las asignaciones previstas en el presupuesto anual, el Secretario General hará los nombramientos necesarios, que tendrán en cuenta las necesidades específicas de los departamentos del Consejo de Europa, la cualificación de los candidatos y la necesidad de asegurar el equilibrio de género, así como una representación geográfica equilibrada entre los Estados miembros.

7.a La adscripción en comisión de servicio se formalizará mediante un acuerdo entre el Secretario General y el Representante Permanente del Estado miembro interesado o el Director de la organización internacional. A petición del Representante Permanente del Estado miembro interesado, dicho acuerdo también podrá celebrarse con una persona debidamente autorizada en virtud de la legislación nacional de ese Estado para representar a la autoridad o institución remitente. En el acuerdo se concretarán las cuestiones siguientes:

– el nivel y las funciones del funcionario en comisión de servicio en la Administración a la que pertenece (artículo 14);

– el periodo de adscripción en comisión de servicio (artículos 8 y 9);

– las tareas que se encomendarán al funcionario en comisión de servicio, y el funcionario del Consejo de Europa del que dependerá (artículos 11, 12 y 13);

– el lugar de residencia del funcionario en comisión de servicio antes de su traslado al Consejo de Europa, y los detalles organizativos y geográficos de su adscripción al Consejo de Europa (artículos 20 y 23);

– un certificado de su cobertura médica y social (letra b) del artículo 16);

– si la asignación de desplazamiento y/o los gastos conexos se pagarán al funcionario en comisión de servicio o, alternativamente, una estipulación en el sentido de que la asignación de desplazamiento y/o los gastos conexos no deberán pagarse (artículo 23);

– una garantía de que el empleador interesado, así como el funcionario en comisión de servicio, han sido informados de las condiciones previstas en el presente Reglamento y las aceptan;

– cualquier acuerdo especial por el que se modifique la obligación del funcionario en comisión de servicio de prestar servicio a tiempo completo (artículo 10).

b. El Consejo de Europa asesorará e informará al funcionario en comisión de servicio en lo sobre las cuestiones prácticas relacionadas con su adscripción en comisión de servicio a la Organización.

III. Periodo de adscripción en comisión de servicio

8. El periodo de adscripción en comisión de servicio tendrá una duración mínima de cuatro meses y máxima de dos años. El periodo de adscripción en comisión de servicio del funcionario podrá prorrogarse o renovarse, pero su duración total no podrá exceder de tres años, salvo en los casos en que el Secretario General acuerde una excepción.

9. La adscripción en comisión de servicio terminará si el funcionario deja de ser empleado del Estado miembro desde el cual fue adscrito o deja de ser retribuido por él.

10. Los funcionarios en comisión de servicio prestarán servicio a tiempo completo durante todo el periodo de adscripción en comisión de servicio, salvo en el caso de que el Secretario General haga una excepción.

IV. Tareas que deberán cumplirse

11. Los funcionarios en comisión de servicio prestarán asistencia a la Secretaría del Consejo de Europa y llevarán a cabo las tareas que se les encomienden en el contexto de un programa de trabajo o una descripción de funciones predeterminados.

12.a Los funcionarios en comisión de servicio podrán contraer compromisos en nombre de la Organización por delegación del Secretario General o de los jefes de las principales unidades administrativas y ejercer su autoridad jerárquica en la medida necesaria para el cumplimiento de las tareas que se les encomienden.

b. Los funcionarios en comisión de servicio podrán contraer compromisos financieros en nombre de la Organización en el marco de una delegación específica del Secretario General o de los jefes de las principales unidades administrativas.

13. El rendimiento de los funcionarios en comisión de servicio se evaluará con arreglo a las normas y reglamentos del Consejo de Europa en ese aspecto. Los informes de evaluación se tendrán en cuenta al decidir la prórroga o renovación de la adscripción en comisión de servicio. Los funcionarios en comisión de servicio podrán llevar a cabo evaluaciones con arreglo a las pertinentes normas y reglamentos del Consejo de Europa, en la medida en que sea necesario a efectos de cualquier tarea de gestión ordinaria que se les haya encomendado.

V. Cualificaciones requeridas

14. Los funcionarios en comisión de servicio deberán tener por lo menos tres años de experiencia en tareas administrativas, de asesoramiento o de supervisión en un nivel equivalente a las categorías A o B4 a B6 del Consejo de Europa. Se les podrá pedir que se sometan a una formación específica si los superiores jerárquicos de que dependan lo consideran necesario.

15. Los funcionarios en comisión de servicio deberán tener un conocimiento profundo de uno de los idiomas oficiales del Consejo de Europa y, cuando sea necesario para el desempeño de sus funciones, un conocimiento satisfactorio del otro.

VI. Seguridad social

16.a El Consejo de Europa no se responsabilizará de dar cobertura médica y social al funcionario en comisión de servicio o a los miembros de su familia.

b. Antes del comienzo del periodo de adscripción en comisión de servicio, la Administración de que se trate certificará al Consejo de Europa que durante todo el periodo pertinente dicha Administración garantizará la cobertura médica y social del funcionario en comisión de servicio².

² El funcionario en comisión de servicio deberá certificar que los miembros de su familia que lo acompañen a su lugar de destino en el Consejo de Europa se benefician de la cobertura médica y social.

c. Durante el periodo de adscripción en comisión de servicio, el Consejo de Europa suscribirá un plan privado de seguro de accidentes a favor del funcionario en comisión de servicio.

VII. Interrupción o finalización de los periodos de adscripción en comisión de servicio

17. El Secretario General podrá conceder interrupciones en los periodos de adscripción en comisión de servicio y especificará las condiciones aplicables. La asignación por traslado mencionada en el artículo 23.a del presente Reglamento no se abonará durante esas interrupciones. Los gastos a que se refieren las letras b) y c) del artículo 23 del presente Reglamento se cubrirán sólo si la interrupción se produce a petición del Secretario General.

18. El Secretario General o el Representante Permanente del Estado miembro o del Director de la organización internacional de que se trate podrá dar por finalizada la adscripción en comisión de servicio de un funcionario mediante notificación con dos meses de antelación.

VIII. Obligaciones de los funcionarios en comisión de servicio

19. Los funcionarios en comisión de servicio:

a. llevarán a cabo sus tareas y actuarán teniendo en cuenta únicamente los intereses del Consejo de Europa, y se abstendrán de cualquier acción que pueda perjudicar moral o materialmente al Consejo de Europa;

b. se abstendrán de todo acto, y en particular de toda expresión pública de opinión, que pueda afectar a su posición como funcionario en comisión de servicio en al Consejo de Europa;

c. informarán al Jefe de la Unidad Administrativa Principal a la que estén asignados si, en el ejercicio de sus funciones, se les pide tratar un asunto que afecte a sus intereses personales de tal modo que pueda afectar a su objetividad;

d. mantendrán la máxima discreción sobre los hechos y la información de que tengan conocimiento en el desempeño de sus funciones o en relación con ellas y no podrán, sin la autorización del Secretario General, transmitir en forma alguna a una persona no autorizada ningún documento o información que no sea de carácter público; estas obligaciones continuarán vigentes después de que haya terminado su periodo de adscripción en comisión de servicio;

e. no podrán, por iniciativa propia o en colaboración con otros, publicar o hacer publicar ningún texto relativo a la labor del Consejo de Europa, ni hacer declaraciones públicas o dar conferencias sobre esas cuestiones, sin obtener autorización de conformidad con las normas y reglamentos aplicables en el Consejo de Europa;

f. estarán sujetos a las normas y reglamentos sobre autoridad jerárquica, lealtad e integridad, horario de trabajo, prevención del fraude y la corrupción, protección de la dignidad humana, actividades secundarias, gestión de los riesgos relacionados con el alcohol, utilización de locales e instalaciones, uso de equipo de tecnología de la información, acceso al expediente administrativo personal y mediación aplicables en el Consejo de Europa;

g. se regirán por las normas y reglamentos sobre evaluación y obligaciones financieras aplicables en el Consejo de Europa;

h. el Secretario General podrá dar por finalizada la adscripción en comisión de servicio mediante notificación con un mes de antelación en caso de infracción del presente Reglamento, incluidas las normas y reglamentos aplicables en el Consejo de Europa a las que hace referencia el presente Reglamento.

20. Se podrá exigir a los funcionarios en comisión de servicio que residan en su lugar de destino o a una distancia no mayor de la que sea compatible con el correcto desempeño de sus funciones.

IX. Permisos

21.a. Los funcionarios en comisión de servicio tendrán derecho a disfrutar de permisos de conformidad con las normas y reglamentos aplicables a los funcionarios permanentes del Consejo de Europa. Los funcionarios adscritos en comisión de servicio, al menos, por un año tendrán, además, derecho a tiempo de desplazamiento de conformidad con las normas y reglamentos aplicables a los funcionarios permanentes del Consejo de Europa.

b. Cualquier otro derecho devengado por un funcionario en comisión de servicio en su empleo de origen, en su caso, será reconocido de manera independiente por su empleador, y solo podrá ejercitarlo una vez completado el periodo de adscripción en comisión de servicio.

c. Los funcionarios en comisión de servicio deberán hacer uso de su derecho a permisos antes de la finalización definitiva de su periodo de adscripción en comisión de servicio.

22. Se podrá conceder a los funcionarios en comisión de servicio permisos especiales de corta duración de igual modo que a los funcionarios permanentes del Consejo de Europa.

X. Gastos

23. Siempre que el acuerdo a que se refiere el artículo 7 del presente Reglamento reconozca el derecho del funcionario en comisión de servicio a una asignación por traslado y/o gastos conexos:

a. Los funcionarios en comisión de servicio tendrán derecho, durante el periodo de adscripción en comisión de servicio, a una asignación por traslado.

i. Durante los dos primeros meses, la asignación por traslado se pagará a razón del 88,65 % de las dietas fijadas para los miembros del personal del Consejo de Europa en viaje oficial a Estrasburgo. A partir de entonces, este importe se reducirá en un 50 % para los funcionarios en comisión de servicio sin responsabilidades familiares y en un 30 % para los demás.

ii. La asignación por traslado, que se calcula en proporción al tiempo de trabajo, se abonará mensualmente, por meses vencidos.

iii. Se abonará la asignación por traslado durante los periodos de viajes oficiales, vacaciones anuales, permisos especiales y días festivos concedidos por el Consejo de Europa. Sin embargo, el abono de dicha asignación se suspenderá en caso de ausencia por enfermedad de más de seis meses.

iv. La asignación por traslado se reducirá en un 75 % si el lugar de residencia del funcionario en comisión de servicio antes de su adscripción al Consejo de Europa se encontraba a menos de 100 kilómetros del lugar de adscripción.

b. Los gastos de viaje y las dietas de los funcionarios en comisión de servicio al desplazarse entre el lugar de residencia y el lugar de destino al asumir sus funciones y al concluir su adscripción, así como los gastos de los familiares a cargo, en caso de que estos los acompañen al lugar de destino, serán sufragados por el Consejo de Europa en las condiciones aplicables a su personal permanente.

c. Los gastos de mudanza no serán reembolsados por el Consejo de Europa. Sin embargo, los funcionarios adscritos en comisión de servicio por un periodo inicial mínimo de un año también tendrán derecho:

– al reembolso cada dos meses de sus gastos de viaje sobre la base de la tarifa aérea PEX o la tarifa ferroviaria en primera clase (tarifa de ida y vuelta), si esta es menor, entre su lugar de residencia antes de la adscripción en comisión de servicio y su lugar de destino;

– o una suma global equivalente a seis veces la tarifa de ida y vuelta antes mencionada por año de adscripción, o la parte proporcional de la misma.

Los funcionarios en comisión de servicio deberán optar por uno u otro de estos derechos al iniciar el periodo de adscripción en comisión de servicio.

XI. Privilegios e inmunidades

24. Será de aplicación a los funcionarios en comisión de servicio, con excepción de la letra b), el artículo 18 del Acuerdo General sobre Privilegios e Inmunidades, de 2 de septiembre de 1949.

XII. Viajes oficiales

25. Los funcionarios en comisión de servicio solo podrán ser enviados en viaje oficial en el contexto de las funciones que se les asignen de conformidad con el artículo 11 del presente Reglamento.

26. Los gastos de los viajes oficiales se reembolsarán a los funcionarios en comisión de servicio de conformidad con las normas y reglamentos aplicables al personal permanente del Consejo de Europa.

XIII. Artículo final

27. El presente Reglamento podrá complementarse con normas para su aplicación emitidas por el Secretario General previa consulta con el Comité de Personal.

28. La presente resolución entrará en vigor en la fecha de su aprobación y sustituye y reemplaza a la Resolución Res(2003)5 por la que se establece el Reglamento para la adscripción al Consejo de Europa de funcionarios internacionales o nacionales, regionales o locales.

29. Las disposiciones de la presente resolución serán aplicables a todo acuerdo entre el Secretario General y un Representante Permanente de un Estado miembro o un Director de una organización internacional concertado antes de la entrada en vigor de la presente resolución, en la medida en que estén contenidas en la Resolución Res(2003)5. Podrá establecerse la plena aplicabilidad de la presente resolución a esos acuerdos mediante un anexo al acuerdo de que se trate.

ANEXO B

ANEXO C

Norma n.º 481, de 27 de febrero de 1976, por la que se establece el procedimiento de arbitraje en caso de controversias entre el Consejo y personas naturales en relación con bienes proporcionados, servicios prestados o compraventas de bienes inmuebles en nombre del Consejo

El Secretario General del Consejo de Europa,

Visto el Estatuto del Consejo de Europa, de 5 de mayo de 1949 y, en concreto, sus artículos 11 y 40,

Visto el Acuerdo General sobre Privilegios e Inmunidades del Consejo de Europa, firmado el 2 de septiembre de 1949 y, en concreto, sus artículos 1, 3, 4 y 21, así como el Acuerdo Especial relativo a la Sede del Consejo de Europa, firmado el 2 de septiembre de 1949;

Considerando que es pertinente establecer el procedimiento de arbitraje en caso de controversias entre el Consejo y personas naturales en relación con bienes proporcionados, servicios prestados o compraventas de bienes inmuebles en nombre del Consejo,

Vista la resolución del Comité de Ministros del Consejo de Europa en la 253.ª reunión de los Delegados, ha decidido:

I. Artículo 1.

Toda controversia relativa a la ejecución o aplicación de un contrato contemplado en el artículo 21 del Acuerdo General sobre Privilegios e Inmunidades del Consejo de Europa, en caso de que las partes no alcancen un acuerdo amistoso, se someterá para su resolución a una Comisión de Arbitraje formada por dos árbitros, cada uno de ellos seleccionado por una de las partes, y un árbitro presidente, nombrado por los otros dos; en el supuesto de que, en el plazo de seis meses, ningún árbitro haya sido nombrado presidente según lo aquí dispuesto, procederá a nombrarlo el Presidente del Tribunal de Grande Instance de Estrasburgo.

II. Artículo 2.

No obstante lo anterior, las partes podrán remitir su controversia a un único árbitro elegido de mutuo acuerdo o, en caso de no alcanzarse dicho acuerdo, escogido por el Tribunal de Grande Instance de Estrasburgo.

III. Artículo 3.

La Comisión de Arbitraje mencionada en el artículo 1 o, si procede, el árbitro mencionado en el artículo 2, establecerán el procedimiento a seguir.

IV. Artículo 4.

Si las partes no se pusieran de acuerdo sobre el derecho aplicable, la Comisión de Arbitraje o, si procede, el árbitro, decidirá ex aequo et bono teniendo en cuenta los principios generales del derecho y los usos mercantiles.

V. Artículo 5.

La decisión arbitral será vinculante para las partes y contra ella no cabrá recurso alguno.

Estrasburgo, 27 de febrero de 1976.–El Secretario General, Georg Kahn‑Ackermann.

ANEXO D

Instrucción n.º 16, de 24 de febrero de 1978, sobre la implantación de la jornada de trabajo flexible en la Secretaría del Consejo de Europa y las disposiciones para su aplicación³

³ Nota: Se modifica por la Instrucción n.º 55, de 5 de octubre de 2005.

Parte I: disposiciones para la implantación de la jornada de trabajo flexible.

6. Necesidades del servicio.

7. Horario de presencia obligatoria.

8. Tramos de horario flexible.

9. Jornada completa de trabajo: periodo de cómputo.

10. Saldo de horas positivo o negativo al fina del mes.

11. Ausencias autorizadas en compensación del saldo positivo de horas acumulado el mes anterior; deducción del saldo negativo del permiso anual.

12. Horas extraordinarias.

13. Viajes oficiales, permisos y enfermedad.

14. Ausencias.

Parte II: Funcionamiento del registro de la jornada de trabajo y sistema de cómputo.

15. Registro de las horas presenciales.

16. Abandono de las instalaciones.

17. Pausa para el almuerzo.

18. Lectura del cómputo total del contador.

19. Calendario mensual de la jornada laboral regulada.

20. Ausencia computada como tiempo trabajado.

21. Ficha de registro individual de la jornada.

22. Supervisión y control.

23. Revisión de las medidas para la aplicación de la jornada de trabajo flexible.

24. Modificación de la normativa sobre jornada de trabajo.

Apéndice I: Ficha de registro individual.

Apéndice II: Disposiciones especiales relativas al seminario.

Apéndice III: Ficha de registro individual para el personal de seminario.

Apéndice IV: Directrices para la implantación de la jornada de trabajo flexible en la Secretaría del Consejo de Europa.

I. Aplicación y supervisión en el seno de las direcciones y departamentos.

II. Problemas específicos.

5. Ausencias autorizadas en horario de presencia obligatoria.

6. Ausencias autorizadas (media jornada) en compensación por el saldo positivo de horas acumulado del mes anterior (apartado 11 de la Instrucción n.º 16).

7. Horas extraordinarias (apartado 12 de la Instrucción n.º 16).

8. Viajes oficiales.

III. Supervisión de la Administración.

9. Servicios centrales responsables del funcionamiento de la jornada de trabajo flexible.

1. Tras el experimento llevado a cabo en una serie de departamentos, el Secretario General ha decidido introducir la jornada de trabajo flexible en toda la Secretaría, de conformidad con las disposiciones siguientes.

2. Exceptuando a las direcciones que ya estén funcionado con horario flexible a la entrada en vigor de la presente Instrucción, que seguirán haciéndolo según lo dispuesto más abajo, se irá introduciendo paulatinamente la jornada flexible, a medida que se vayan instalando contadores al efecto en los distintos departamentos, con el objetivo de su implantación en toda la Secretaría para el verano de 1978.

3. Se explicarán al personal las normas y el funcionamiento de este régimen en sesiones informativas organizadas a tal fin.

4. La presente Instrucción sustituye a las relativas a la jornada flexible emitidas el 26 de octubre de 1976 (para la Secretaría de la Asamblea, DELA y DPI) y el 31 de agosto de 1977 (seminario) y los subsiguientes memorandos. Entrará en vigor según se indica en el apartado 2 anterior y una vez que se haya notificado debidamente al personal que aún no se haya acogido a esta modalidad de trabajo.

VI. Parte I: Disposiciones para la implantación de la jornada de trabajo flexible

5. En el futuro, la jornada de trabajo será flexible en la Secretaría y podrá realizarse durante los días laborables (lunes a viernes) entre las 7.00 h y las 19.00 h^{4, 5}.

⁴ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

⁵ Nota: Se modifica por la Instrucción n.º 55, de 5 de octubre de 2005.

El personal que no pueda acogerse a este horario flexible seguirá cumpliendo el horario fijo, de 8.30 h a 12.30 h y de 14.15 h a 18.00 h, a menos que, por necesidades del servicio, el Secretario General decida que deben realizar un horario distinto.

6. Necesidades del servicio.

La implantación de una jornada flexible de trabajo estará en todo momento supeditada a los requisitos y necesidades del servicio.

En consecuencia, las horas trabajadas se ajustarán a la conveniencia del personal solo si ello resulta compatible con el tipo y el ritmo de trabajo y las fluctuaciones a que obliguen las circunstancias. Por tanto, los compañeros de trabajo deberán ponerse de acuerdo entre sí, en función de las necesidades y en coordinación con los jefes de división y departamento, para garantizar que el trabajo no se vea afectado⁶.

⁶ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

Deberá disponerse lo necesario para que siempre haya miembros del personal que estén de servicio entre las 8.30 h y las 12.30 h, y las 14.15 h y las 18.00 h.

Por motivos relacionados con sus obligaciones, ciertos miembros y categorías de personal, departamentos o secciones de departamentos podrán quedar excluidos del régimen de jornada flexible. Por otra parte, este régimen podrá cancelarse temporalmente en cualquier momento.

7. Horario de presencia obligatoria.

El horario de presencia obligatoria comprenderá entre las 9.00 h y las 12.00 h y entre las 14.30 h y las 16.30 h^{7, 8}. El personal deberá estar presente durante ese horario, durante el cual tienen lugar la mayoría de las comunicaciones y reuniones internas.

⁷ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

⁸ Nota: Se modifica por la Instrucción n.º 55, de 5 de octubre de 2005.

8. Tramos de horario flexible.

Los tramos de horario flexible (esto es, el horario en que el personal tiene libertad para comenzar o finalizar el trabajo, teniendo en cuenta las necesidades del servicio, los acuerdos que hayan alcanzado entre ellos para garantizar que el trabajo no se vea afectado y la necesidad de realizar el cómputo total de horas) comprenden entre las 7.00 h y las 9.00 h, las 12.00 h y las 14.30 h, y las 16.30 h y las 19.00 h^{9, 10}.

⁹ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

¹⁰ Nota: Se modifica por la Instrucción n.º 55, de 5 de octubre de 2005.

El personal, no obstante, deberá realizar una pausa para el almuerzo de al menos tres cuartos de hora entre las 12.00 h y las 14.45 h¹¹.

¹¹ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

9. Jornada completa de trabajo: periodo de cómputo.

Todo el personal deberá trabajar 38 h 45 min de media semanalmente, lo que supone una media diaria de 7 h 45 min (de lunes a viernes, excepto festivos oficiales y sábados y domingos).

No obstante, el periodo de cómputo será de un mes, en el que deberán compensarse las horas de trabajo.

10. Saldo de horas positivo o negativo al final de mes.

Si ha resultado imposible compensar durante el mes las horas trabajadas, podrá acumularse al mes siguiente un saldo positivo o negativo de 10 h.

El saldo positivo que exceda de 10 h se perderá al final del mes, y no se permitirá un saldo negativo superior a las 10 h.

11. Ausencias autorizadas en compensación por el saldo positivo acumulado el mes anterior; deducción del saldo negativo del permiso anual.

Un saldo positivo de 3 h 50 min al final del mes podrá transformarse en una ausencia autorizada de media jornada durante el mes siguiente. (No se autorizará una segunda ausencia de media jornada en compensación por exceso de jornada y no podrá acumularse esa ausencia para el mes siguiente ni tampoco podrán disfrutarse dos o más medias jornadas juntas).

Cuando, en dos meses consecutivos, se registre un saldo negativo igual o superior a 7 h 45 min, podrá deducirse un día del permiso anual y el resto de ese saldo negativo pasará al mes siguiente.

12. Horas extraordinarias.

Se seguirá aplicando la normativa actual en materia de horas extraordinarias, conforme a lo siguiente:

– Solo se considerarán horas extraordinarias las realizadas antes de las 7.00 h¹² o después de las 19.00 h¹³ (en días laborables) o en sábado¹⁴, domingo o festivo oficial. Se recuerda al personal que las horas consideradas extraordinarias deberán haberse realizado por orden del jefe de departamento, y cuando deban remunerarse, haber sido autorizadas por la División de Administración.

¹² Nota: Se modifica por la Instrucción n.º 55, de 5 de octubre de 2005.

¹³ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

¹⁴ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

– Cualquier miembro del personal que haya realizado horas extraordinarias de conformidad con las disposiciones aplicables deberá incluir las primeras cinco de esas horas en su ficha de registro mensual (parte IV)¹⁵ como saldo positivo de jornada. Deberá gestionar su trabajo, con arreglo al régimen de jornada flexible, de tal forma que, al finalizar el mes, el saldo positivo acumulable al siguiente mes no supere las 10 h (véase el anterior apartado 10).

¹⁵ Nota: Se hace referencia a la parte IV del apéndice III.

– Las horas extraordinarias por encima de las 5 h que no hayan sido notificadas a la División de Administración para su conversión en el permiso compensatorio que corresponda o para su consideración como horas extraordinarias remuneradas, también podrán incluirse en el registro mensual como saldo de jornada positivo, del mismo modo que las horas trabajadas conforme al régimen de jornada flexible de trabajo.

– Cuando un director o jefe de departamento requiera que el trabajo se realice entre las 7.00 h y las 19.00 h^{16, 17}, y en la medida en que al final del mes un miembro del personal no tenga otra opción que indicar un exceso de jornada que no haya podido compensar o que no podrá compensar en el futuro con arreglo al régimen de jornada de trabajo flexible, la División de Administración evaluará caso por caso qué medidas adoptar al respecto.

¹⁶ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

¹⁷ Nota: Se modifica por la Instrucción n.º 55, de 5 de octubre de 2005.

Las disposiciones del presente apartado relativas a las horas extraordinarias se aplicarán únicamente a las categorías de personal con derecho a horas extraordinarias remuneradas o a permiso compensatorio de conformidad con la normativa general que regule la cuestión.

13. Viajes oficiales, permisos y enfermedad.

Los viajes oficiales y los permisos (anuales, especiales y licencias por enfermedad) se computarán a razón de 7 h 45 min por jornada laboral (3 h 50 min por cada media jornada).

14. Ausencias.

El personal deberá estar presente durante el horario presencia obligatoria (entre las 9.00 h y las 12.00 h y entre las 14.30 h y las 16.30 h)^{18, 19} (excepto cuando se encuentren de viaje oficial, de permiso, enfermos o tengan autorización para ausentarse de conformidad con el apartado 11 anterior). Las excepciones a esta norma, que en todo caso estarán sujetas a la autorización del jefe del departamento, solo podrán permitirse, al margen de casos excepcionales, por motivos de servicio o de salud. En principio, las visitas al médico o al dentista deberán concertarse durante los tramos de horario flexible, aunque en caso de visitas o tratamientos que no puedan realizarse fuera del horario de presencia obligatoria, el jefe de departamento podrá autorizar al miembro del personal a ausentarse.

¹⁸ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

¹⁹ Nota: Se modifica por la Instrucción n.º 55, de 5 de octubre de 2005.

Los directores y jefes de departamento recibirán instrucciones relativas a las ausencias autorizadas por motivos de salud y, como excepción, por otros motivos personales.

VII. Parte II: Funcionamiento del registro de la jornada de trabajo y sistema de cómputo

15. Registro de las horas presenciales.

Se instalará un aparato con contador individual para el registro de las horas presenciales en cada departamento. Estará en funcionamiento los días laborables (de lunes a viernes) entre las 7.00 h y las 19.00 h^{20, 21}, quedando prohibido su uso en otros días (esto es, sábados, festivos oficiales y días no laborables).

²⁰ Véanse las disposiciones particulares aplicables al seminario (apéndice II).

²¹ Nota: Se modifica por la Instrucción n.º 55, de 5 de octubre de 2005.

Se expedirá una tarjeta de plástico para cada miembro del personal, que podrá usarla únicamente para su contador (los jefes de departamento recibirán duplicados en caso de que se pierda alguna). Al llegar al trabajo, el miembro del personal insertará la tarjeta en su contador y la retirará inmediatamente; una luz roja indicará que el contador está en funcionamiento.

16. Abandono de las instalaciones.

El personal que abandone las instalaciones del Consejo de Europa por la razón que fuere (a la hora del almuerzo y al final del día, o durante la jornada de trabajo, aunque sea con autorización), deberá volver a introducir la tarjeta de plástico y retirarla inmediatamente, apagando así la luz roja y deteniendo el contador. El personal que acuda al restaurante para cualquier comida (desayuno, almuerzo o cena) deberá detener su contador.

Los miembros del personal que olviden detener el contador al abandonar las instalaciones deberán informar a la persona responsable de comprobar las fichas de registro mensual sobre la corrección que debe realizar y restar ellos mismos el tiempo correspondiente del cómputo total de horas introducido al final del mes en la ficha de registro individual.

El personal que se desplace de un edificio a otro del Consejo de Europa deberá, según la costumbre, informar a la secretaría del departamento y a sus compañeros de dónde encontrarlo en caso de necesidad. En este entendido, no será necesario detener el contador para dichos desplazamientos.

17. Pausa para el almuerzo.

Es obligatorio realizar una pausa ininterrumpida de 45 min durante el tramo de horario flexible del mediodía. El contador dejará de funcionar durante 45 min consecutivos al detenerlo al mediodía, incluso si la tarjeta de plástico se vuelve a introducir antes de que transcurran dichos 45 min. No obstante, en ese caso, el contador empezará a funcionar de nuevo automáticamente transcurridos 45 min, o en el momento en que la tarjeta se reinserte posteriormente, de hacerse así. Cuando no se detenga un contador durante el tramo de horario flexible del mediodía, un dispositivo automático lo detendrá durante al menos 45 min durante ese tramo. No obstante, dicho dispositivo no exime al personal de la obligación de detener su contador durante la pausa para el almuerzo.

18. Lectura del cómputo total del contador.

Al final de cada mes, se leerá el tiempo total registrado y el contador volverá a ponerse a cero. Es importante recordar que los contadores registran horas y centésimas de hora (no minutos). La conversión es sencilla: 100/100 = 60 min, 75/100 = 45 min, 50/100 = 30 min, 25/100 = 15 min, 10/100 = 6 min, 5/100 = 3 min.

19. Calendario mensual de la jornada laboral regulada.

La División de Administración elaborará cada mes un calendario de trabajo basado en una jornada media diaria de 7 h 45 min que se colocará junto a los contadores para que el personal pueda ver si van adelantados o retrasados.

20. Ausencia computada como tiempo trabajado.

Los periodos de ausencia autorizados durante el horario de presencia obligatoria, por motivos de salud o de carácter oficial (que no se registren en el contador porque este se detendría en tales casos), deberán incluirse en la ficha de registro individual descrita en el apartado 21 siguiente.

No obstante, el jefe del departamento podrá entregar al personal que deba abandonar las instalaciones por motivos oficiales una «tarjeta de ausencia autorizada» de color rojo. En caso de no poder regresar antes de la pausa del mediodía o antes del final de la jornada, no se utilizará la tarjeta, pero la ausencia se contará como tiempo trabajado en la ficha de registro individual. Esta tarjeta deberá devolverse a la persona responsable después de cada uso.

Los cursos de idiomas y de taquigrafía también contarán como horas trabajadas en virtud del régimen de formación continua.

Se dará instrucciones a los directores y jefes de departamento para que reconozcan como tiempo trabajado las ausencias autorizadas por motivos de salud u otros motivos personales.

21. Ficha de registro individual de la jornada.

Cada miembro del personal deberá llevar una ficha de registro mensual (véase el modelo adjunto). Esta ficha se utilizará para registrar la jornada laboral y como formulario de solicitud de ausencia autorizada computable como tiempo trabajado, siempre que no se trate de permiso anual, licencia especial, licencia por enfermedad o viaje oficial.

El primer día laborable de cada mes, el personal rellenará la sección I de la ficha, introduciendo la jornada laboral regulada del mes (colgada junto a los contadores) junto con el saldo de horas positivo o negativo que conste en la ficha del mes anterior (saldo positivo máximo de 10 h; y saldo negativo total a menos que, en su lugar, se haya deducido del permiso anual).

En el transcurso del mes, se irán cumplimentando las secciones adecuadas según corresponda, y se remitirá al jefe de departamento para su aprobación toda solicitud de ausencia computable como tiempo trabajado, todo saldo de horas positivo (sección IV) y toda solicitud de ausencia autorizada respecto de las horas trabajadas en exceso el mes anterior (sección V).

Las solicitudes de permiso anual o licencia excepcional (licencia especial, baja por maternidad, vacaciones en el país de origen, etc.) y las órdenes oficiales de desplazamiento se realizarán de la forma habitual, y bastará con consignar los pormenores –junto con los pormenores de las licencias por enfermedad– en la ficha de registro individual (secciones II y III).

Tales ausencias se reconocerán por jornadas (= 7 h 45 min) o medias jornadas (3 h 50 min) y, para las medias jornadas en que un miembro del personal salga o regrese de un viaje oficial, en horas y minutos, en función de la jornada laboral regulada de la Organización.

El último día laborable del mes, antes de salir del trabajo, el personal rellenará en su propia ficha y en una ficha de grupo (disponible junto a los contadores) el tiempo marcado por su contador individual. Después realizará los cálculos estipulados en la ficha (horas equivalentes, totales, etc.) con el fin de determinar el saldo de jornada positivo o negativo acumulable al mes siguiente.

La ficha de registro, rellenada y firmada, deberá remitirse al jefe de departamento el primer día laborable del mes siguiente.

22. Supervisión y control.

La División de Administración centralizará la gestión de la jornada de trabajo flexible, y deberá garantizar la aplicación uniforme de las normas y realizar los controles necesarios. La División de Administración se encargará de tomar las decisiones sobre solicitudes especiales y resolver los casos en los que surjan controversias.

Los directores y jefes de departamento se responsabilizarán del funcionamiento del régimen de jornada flexible en sus respectivos sectores. Contarán con el apoyo de sus jefes de división y responsables de otras unidades administrativas y designarán a uno o más miembros de su personal para supervisar la aplicación de la presente Instrucción, leer los contadores al final de cada mes y comprobar las fichas individuales de registro mensual. Las fichas se remitirán posteriormente a la División de Administración, firmadas por el director o jefe de departamento, y se devolverán a los departamentos a su debido tiempo.

En el supuesto de que se detecte alguna irregularidad, el personal de que se trate estará sujeto a medidas administrativas (por ejemplo, la exclusión del régimen de horario flexible y una nota en su expediente personal) y disciplinarias.

23. Revisión de las medidas para la aplicación de la jornada de trabajo flexible.

La presente Instrucción se aplicará de forma experimental. Sus disposiciones podrán modificarse en función de la experiencia adquirida durante la aplicación del régimen de jornada flexible en varios departamentos y tras consultar al grupo de trabajo conjunto sobre jornada flextime integrado por representantes de la administración y del comité de personal.

24. Modificación de la normativa sobre jornada de trabajo.

Por la presente se modifica la Circular n.º 490, de 23 de junio de 1971, relativa a la jornada de trabajo; el siguiente texto sustituye al apartado 2:

«La jornada de trabajo de la Secretaría tiene carácter flexible, extendiéndose en los días laborables de las 8.00 h a las 19.00 h (para el seminario, de las 7.00 h a las 19.00 h), de conformidad con los acuerdos establecidos en la Instrucción n.º 16. El personal deberá estar presente entre las 9.00 h y las 12.00 h y entre las 14.45 h y las 16.45 h (para el seminario, entre las 8.45 h y las 12.00 h y entre las 14.15 h y las 16.00 h).

El personal que, por necesidades del servicio, no pueda acogerse a la jornada flexible, realizará un horario fijo. Deberán estar presentes los días laborables en el siguiente horario:

– mañanas: de 8.30 a 12.30 h;

– tardes: de 14:15 a 18.00 h;

a menos que se haya fijado un horario distinto para ellos mediante resolución del Secretario General.

Las medidas para aplicar la jornada de trabajo flexible o fija deberán cumplirse estrictamente. Los directores, jefes de departamento y jefes de división serán los responsables de dicho cumplimiento por su personal.»

En nombre del Secretario General, A. Daussin, Director General de Administración y Finanzas.

VIII. Apéndice I: Ficha de registro individual

[Appendix I: Apéndice I; COUNCIL OF EUROPE: Consejo de Europa; SECRETARIAT GENERAL: Secretaría General; FLEXIBLE WORKING HOURS: Jornada de trabajo flexible; Individual time record for the month of …… 19…: Registro de jornada individual para el mes de……… de 19…; SURNAME, first name, grade: APELLIDO, nombre, nivel; Department: Departamento; I. WORKING HOURS DUE: I. HORAS DE TRABAJO PREVISTAS; Standard working hours for the month: h m: Jornada laboral regulada: h m; Debit hours from preceding month (to be added): h m: Saldo negativo acumulado del mes anterior (sumar): h m; or Credit hours from preceding month (to be deducted): h m: O saldo positivo acumulado del mes anterior (restar): h m; Net working hours due for the month: h m (A); Total horas de trabajo previstas para el mes: h m (A); II. NORMAL AND SPECIAL LEAVE (+), SICK LEAVE: II. PERMISO ORDINARIO Y ESPECIAL (+), LICENCIA POR ENFERMEDAD; Annual leave, etc… (+): Permiso anual, etc. (+); from: desde; to: hasta; Number of working days: Número de días laborales; Total working days: Total días laborables; Sick leave: Licencia por enfermedad; from: desde; to: hasta; Number of working days: Número de días laborales; III. OFFICIAL JOURNEYS (++): III. VIAJES OFICIALES; Reason, destination: Motivo, destino; Departure date at: Fecha de salida; Return date at: Fecha de regreso; Number of working days: Número de días laborables (+h+m); Total working days (+h+m): Total días laborables; Equivalent (Sections II and III) hours: number of days x 7h 45 (+h+m)= h m (B): Equivalencia (secciones II y III) en horas: número de días x 7 h 45 m (+h+m) = h m (B); (+) Absence authorised in respect of credit hours to be recorded overleaf, Section V: (+) La ausencia autorizada por saldo de horas positivo se registrará en el anverso, sección V; (++) Exceptions to flexible working hours (fixed working time, shift work) to be recorded under III: (++) Las excepciones a la jornada de trabajo flexible (jornada fija, trabajo por turnos) se registrarán en la sección III; NB: In the case of absence for half a day, «M» (morning) or «A» (afternoon) to be inserted after the date: NB: En caso de ausencia de media jornada, se añadirá «M» (mañana) o «T» (tarde) junto a la fecha.]

[IV. AUTHORISED ABSENCE COUNTING AS HOURS WORKED (PLUS ANY CREDIT FOR OVERTIME): IV. AUSENCIA AUTORIZADA COMPUTADA COMO HORAS TRABAJADAS (MÁS HORAS EXTRAORDINARIAS); DATE: FECHA; from: desde; to: hasta; REASON: MOTIVO; VISA of Head of Department: AUTORIZACIÓN del jefe del departamento; Actual duration: Duración real; TOTAL absences counting as hours worked: Total ausencias computadas como horas trabajadas; h m (C): h m (C); V. ABSENCE AUTHORISED IN RESPECT OF CREDIT HOURS FROM PRECEDING MONTH (not to be included in the calculations below): V. AUSENCIA AUTORIZADA EN COMPENSACIÓN POR SALDO DE HORAS POSITIVO ACUMULADO DEL MES ANTERIOR (no incluir en los siguientes cálculos); Half day on: Media jornada el; morning or afternoon: mañana o tarde; Visa of Head of Department: Autorización del jefe de departamento; VI. TOTAL WORKING HOURS: VI. TOTAL HORAS TRABAJADAS; Meter reading at end of month: Lectura del contador al final del mes; h m: h m; Total of other hours reckonable (B + C): Total horas computables de otro tipo (B+C); h m: h m; GRAND TOTAL: TOTAL; h m (E): h m (E); VII. SITUATION AT END OF MONTH: VII. SITUACIÓN AL FINAL DEL MES; Working hours due (A): h m: Horas de trabajo previstas: h m; Difference (specify whether debit or credit): h m: Diferencia (especifíquese si es por exceso o por defecto): h m; SEEN and CERTIFIED: V.º B.º; Visa of Head of Department: Autorización del jefe de departamento; Signature of staff member: Firma del miembro del personal.]

IX. Apéndice II: Disposiciones especiales relativas al seminario

1. La jornada flexible de trabajo será de aplicación los días laborables (de lunes a viernes) entre las 7.00 h y las 19.00 h de la siguiente manera:

2. El responsable del seminario deberá determinar los requisitos del servicio teniendo en cuenta qué miembros del personal podrán flexibilizar su horario a fin de garantizar el adecuado funcionamiento del servicio: trabajo por turnos, personal mínimo al comienzo y al final de la jornada laboral y durante la pausa para el almuerzo, etc.

3. Todo el personal deberá llevar una ficha de registro mensual, distinta de la utilizado en otros departamentos (véase el modelo en el apéndice III).

4. Si, durante un periodo concreto, el horario flexible se sustituye por el trabajo por turnos, el personal deberá indicar los detalles de su trabajo por turnos en la sección 3 de la ficha de registro. Deberán entregar su tarjeta de plástico al responsable del seminario antes del comienzo de dicho periodo.

5. Estas normas especiales no modifican la situación vigente desde la implantación de la jornada de trabajo flexible en el seminario.

X. Apéndice III: Ficha de registro individual para el personal del seminario

[Appendix III: Apéndice III; COUNCIL OF EUROPE: Consejo de Europa; SECRETARIAT GENERAL: Secretaría General; FLEXIBLE WORKING HOURS (in the workshop): Jornada de trabajo flexible (en el seminario); Individual time record for the month of …… 19…: Registro de jornada individual para el mes de……… de 19…; SURNAME, first name, grade: APELLIDO, nombre, nivel; Department: Departamento; I. WORKING HOURS DUE: I. HORAS DE TRABAJO PREVISTAS; Standard working hours for the month: h m: Jornada laboral regulada: h m; Debit hours from preceding month (to be added): h m: Saldo negativo acumulado del mes anterior (sumar): h m; or Credit hours from preceding month (to be deducted): h m: O saldo positivo acumulado del mes anterior (restar): h m; Net working hours due for the month: h m (A); Total horas de trabajo previstas para el mes: h m (A); II. NORMAL AND SPECIAL LEAVE (+), SICK LEAVE: II. PERMISO ORDINARIO Y ESPECIAL (+), LICENCIA POR ENFERMEDAD; Annual leave, etc… (+): Permiso anual, etc. (+); from: desde; to: hasta; Number of working days: Número de días laborales; Total working days: Total días laborables; Sick leave: Licencia por enfermedad; from: desde; to: hasta; Number of working days: Número de días laborales; III. EXCEPTIONS – SHIFT WORK (++): III. EXCEPCIONES: TRABAJO POR TURNOS; Reason: Motivo; Date: Fecha; From: Desde; To: Hasta; Number of working days: Número de días laborables; Total working days (+h+m): Total días laborables; Equivalent hours (II and III) hours: number of days x 7h 45 (half day = 3 h 50) =: h m (B): Equivalencia en horas (secciones II y III): número de días x 7 h 45 m (medio día = 3 h 50 m) = h m (B); (+) Absence authorised in respect of credit hours to be recorded overleaf, Section V: (+) La ausencia autorizada por saldo de horas positivo se registrará en el anverso, sección V; (++) Absence on oficial journeys is also to be entered under III: (++) Las ausencias por viajes oficiales también se registrarán en la sección III; NB: In the case of absence for half a day, «M» (morning) or «A» (afternoon) to be inserted after the date: NB: En caso de ausencia de media jornada, se añadirá «M» (mañana) o «T» (tarde) junto a la fecha.]

[IV. AUTHORISED ABSENCE COUNTING AS HOURS WORKED (PLUS ANY CREDIT FOR OVERTIME): IV. AUSENCIA AUTORIZADA COMPUTADA COMO HORAS TRABAJADAS (MÁS HORAS EXTRAORDINARIAS); DATE: FECHA; from: desde; to: hasta; REASON: MOTIVO; VISA of Head of Department: AUTORIZACIÓN del jefe del departamento; Actual duration: Duración real; TOTAL absences counting as hours worked: Total ausencias computadas como horas trabajadas; h m (C): h m (C); V. ABSENCE AUTHORISED IN RESPECT OF CREDIT HOURS FROM PRECEDING MONTH (not to be included in the calculations below): V. AUSENCIA AUTORIZADA EN COMPENSACIÓN POR SALDO DE HORAS POSITIVO ACUMULADO DEL MES ANTERIOR (no incluir en los siguientes cálculos); Half day on: Media jornada el; morning or afternoon: mañana o tarde; Visa of Head of Department: Autorización del jefe de departamento; VI. TOTAL WORKING HOURS: VI. TOTAL HORAS TRABAJADAS; Meter reading at end of month: Lectura del contador al final del mes; h m: h m; Total of other hours reckonable (B + C): Total horas computables de otro tipo (B+C); h m: h m; GRAND TOTAL: TOTAL; h m (E): h m (E); VII. SITUATION AT END OF MONTH: VII. SITUACIÓN AL FINAL DEL MES; Working hours due (A): h m: Horas de trabajo previstas: h m; Difference (specify whether debit or credit): h m: Diferencia (especifíquese si es por exceso o por defecto): h m; SEEN and CERTIFIED: V.º B.º; Visa of Head of Department: Autorización del jefe de departamento; Signature of staff member: Firma del miembro del personal.]

XI. Apéndice IV: Directrices para la implantación de la jornada de trabajo flexible en la Secretaría del Consejo de Europa

1. Algunas de las disposiciones de la Instrucción n.º 16 precisan una mayor planificación y aclaración. Esto hace referencia a las funciones de los directores y jefes de departamento acogidos al horario de trabajo flexible.

I. Aplicación y supervisión en el seno de las direcciones y departamentos.

2. De conformidad con el apartado 22 de la Instrucción n.º 16, los directores y jefes de departamento se encargarán de la aplicación efectiva de la jornada de trabajo flexible en sus sectores. A ellos les corresponde, por los medios adecuados y con la ayuda de los jefes de división y otras personas responsables o unidades administrativas, garantizar que las normas se cumplan y que los departamentos funcionen de forma ordenada. Es su obligación intervenir en caso de comportamientos irregulares o uso indebido del régimen establecido, a fin de garantizar la igualdad de trato para todo el personal.

3. Cada director o jefe de departamento deberá designar a uno o varios miembros del personal para la realización de las siguientes tareas:

a. Llevar el control de la aplicación del régimen de jornada flexible en el departamento y velar por que las normas se cumplan de manera uniforme (apartado 22 de la Instrucción n.º 16),

b. Realizar todas las gestiones necesarias para el personal destinado en el departamento (preparación de los contadores, tarjetas).

c. Ocuparse de las tarjetas rojas oficiales y de las tarjetas de repuesto (apartados 15 y 20 de la Instrucción n.º 16; véase también el apartado 4 siguiente).

d. Publicar el plan mensual de la jornada laboral regulada junto a los contadores (apartado 19 de la Instrucción n.º 16).

e. Distribuir fichas de registro individual al personal al comienzo de cada mes (apartado 21 de la Instrucción n.º 16).

f. Publicar junto a los contadores, al final de cada mes, una lista del personal en la que cada miembro de la plantilla deberá rellenar el número de horas registradas en su contador; comprobar la información introducida y rellenar la que sea necesaria (apartados 18 y 21 de la Instrucción n.º 16).

g. Recoger cada mes las fichas de registro individual (por medio del jefe de división u otra unidad administrativa). Comprobar dichas fichas y remitírselas a la División de Administración una vez hayan sido firmadas por el director o jefe del departamento (apartados 21 y 22 de la Instrucción n.º 16).

h. Examinar las solicitudes de ausencia autorizada durante el horario de presencia obligatoria y en compensación por el saldo positivo acumulado durante el mes anterior y remitir dichas solicitudes al jefe de departamento (apartados 11, 14, 20 y 21 de la Instrucción n.º 16).

i. Disponer lo necesario para que las horas comprendidas entre las 8.30 h y las 12.30 h y entre las 14.15 h y las 18.00 h estén cubiertas por el personal mínimo necesario; por ejemplo, siempre habrá una persona de servicio que atienda el teléfono para los principales funcionarios del departamento y que deberá poder contactar con el resto del personal que se encuentre presente.

j. Mantener la comunicación con la División de Administración para cualquier problema relacionado con la jornada de trabajo flexible.

La División de Administración deberá estar informada de los nombres de los miembros del personal a quienes se les hayan asignado estas tareas.

4. Las tarjetas de plástico deberán mantenerse en buenas condiciones y utilizarse de la siguiente manera:

a. Cada miembro del personal recibirá una tarjeta para uso propio; esta, por regla general, no deberá dejarse en el contador.

b. Deberán fabricarse duplicados de las tarjetas para cada miembro del personal, que se guardarán de forma segura en el departamento. Si un miembro del personal olvida o pierde su tarjeta, se le podrá entregar el duplicado, que deberá fotocopiarse primero a efectos de reproducción, y que deberá devolverse al final de la jornada a la persona responsable de la custodia de dichas tarjetas de reserva.

No se le entregará el duplicado a ningún miembro del personal hasta que haya declarado que desconoce el paradero de la tarjeta original.

Para hacer frente a cualquier situación imprevista, se sugiere que los departamentos hagan fotocopias, desde el principio, de todas las tarjetas, donde se vea con claridad el nombre de la persona a la que pertenecen (9 tarjetas en cada fotocopia).

c. Las tarjetas rojas están pensadas para ausencias breves por servicio oficial. Deberán dejarse en el contador para indicar que el miembro del personal está ausente y deberá devolverse al responsable inmediatamente después de su uso. No obstante, debido a que se han cometido ciertas irregularidades, el tipo de tarjeta roja vigente deberá retirarse. De momento, en lugar de utilizar estas tarjetas, las horas fuera de la oficina por servicio oficial podrán registrarse en la parte IV de la ficha de registro individual. Es probable que las actuales tarjetas rojas se retiren pronto y se sustituyan por tarjetas rojas no perforadas para evitar su utilización fraudulenta en el futuro.

II. Problemas específicos.

5. Ausencias autorizadas en horario de presencia obligatoria.

a. El personal podrá ausentarse durante los tramos de horario flexible, en función de las necesidades de la Organización, y siempre que se haya realizado el total de horas obligatorias a final de mes.

b. Las ausencias durante el horario de presencia obligatoria deberá autorizarlas el jefe de departamento únicamente para cuestiones oficiales o, en casos excepcionales, por motivos personales urgentes (apartado 14 de la Instrucción n.º 16).

– Las ausencias por servicio oficial se contabilizarán en la ficha de registro individual o utilizando una tarjeta roja en el contador (apartado 20 de la Instrucción n.º 16; véase también la letra c) del apartado 4 anterior).

– De conformidad con la Instrucción n.º 16, apartado 14, la asistencia a consultas médicas u odontológicas deberá realizarse, por norma general, durante los tramos de horario flexible y, por tanto, en el tiempo libre del personal.

No obstante, para aquellas visitas o tratamientos que no puedan concertarse fuera del horario de presencia obligatoria, podrá autorizarse la ausencia hasta dos o tres veces por mes, concediéndose, por norma general, un permiso de 1 hora para cada visita. No obstante, el tiempo así concedido no podrá utilizarse a efectos de obtener la autorización para ausentarse mencionada más adelante en el apartado 6. Los casos que conlleven un tratamiento a largo plazo deberán concertarse tras consultarlo con la División de Administración. Se concederán 3 h 50 min al miembro del personal para exámenes médicos que exijan que se ausente durante media jornada. La tarjeta roja no deberá usarse nunca para acudir a consultas médicas, odontológicas, etc.

– Las ausencias por otros motivos personales solo se autorizarán excepcionalmente, y no computarán como horas de trabajo del miembro del personal. En determinados casos individuales, podrán realizarse leves modificaciones del horario de presencia obligatoria por motivos personales válidos, especialmente familiares, dependiendo de las necesidades de la Organización.

6. Ausencias autorizadas (media jornada) en compensación por el saldo positivo de horas acumulado del mes anterior (apartado 11 de la Instrucción n.º 16).

El objetivo del horario flexible de trabajo no es aumentar el número de días en los que el personal pueda ausentarse, sino flexibilizar la jornada laboral diaria. Debe garantizarse que las ausencias autorizadas de este tipo no se solicitan ni conceden salvo al personal que ha realizado en efecto el exceso de jornada necesario a fin de atender las necesidades de la Organización, y garantizar que el personal no realiza horas presenciales con el objetivo expreso de obtener autorización para ausentarse media jornada. Se pedirá al personal de nivel A que no solicite este tipo de autorizaciones.

7. Horas extraordinarias (apartado 12 de la Instrucción n.º 16).

a. Se recuerda a los departamentos que la normativa actual (Norma n.º 425 y Circular n.º 490) permite compensar las horas extraordinarias (permiso compensatorio o remuneración de horas extraordinarias) únicamente del personal de niveles C1 a B3. Estas normas acaban de modificarse mediante la Circular n.º 615, de 12 de mayo de 1978, para ampliar el permiso compensatorio por horas extraordinarias (pero no su remuneración) para el personal de los niveles B4 a B6, y eliminar, para el personal en las categorías B y C, las 5 h mensuales que hasta el momento se restaban de las horas extraordinarias por motivos técnicos (la diferencia entre la semana laboral estándar de 40 h y la semana laboral efectiva de 38 h 45 min, que equivale a 5 h al mes). No obstante, las primeras 5 h extraordinarias no podrán ser remuneradas en ningún caso.

b. El sistema de horas extraordinarias en el marco del régimen de jornada de trabajo flexible parte del principio de que las horas de trabajo deben distribuirse a lo largo del mes. En consecuencia, el exceso de jornada de lunes a viernes entre las 8.00 h y las 19.00 h no se considerarán horas extraordinarias y deberán compensarse con arreglo a los acuerdos de flexibilidad horaria²². Solo aquellas horas que se trabajen (en los niveles C y B) por orden explícita del jefe del departamento antes de las 8.00 h o después de las 19.00 h (de lunes a viernes), o los sábados, domingos, festivos oficiales u otros días no laborables, se considerarán como horas extraordinarias. Estas deberán reducirse al mínimo indispensable y los equipos de trabajo deberán ser lo más reducidos posible en caso de que se trabaje fuera del horario habitual.

²² No obstante, consúltese el apartado 12.4 de la Instrucción n.º 16.

Las horas extraordinarias realizadas en las condiciones adecuadas se compensarán de la siguiente manera: al menos las primeras 5 h extraordinarias de cada mes se computarán a favor del trabajador y se utilizarán en el marco del régimen de jornada flexible²³. Se deberán notificar a la División de Administración, mediante una ficha de registro mensual (véase el apéndice I a las presentes Directrices), todas las horas extraordinarias realizadas, esto es, todas las realizadas además de las compensadas en el marco del régimen de flexibilidad laboral, de forma que esas horas extraordinarias puedan transformarse en un permiso compensatorio o remunerarse previa autorización de la División de Administración. No se solicitará el permiso compensatorio por horas extraordinarias salvo para un número de horas correspondiente a una o varias jornadas (7 h 45 min) o medias jornadas (3 h y 50 m).

²³ No obstante, consúltese el apartado 12.4 de la Instrucción n.º 16.

c. Por lo que respecta al personal de los niveles A y L, los directores y jefes de departamento están autorizados a considerar la posibilidad de compensar a los miembros de ese personal por trabajo realizado fuera del horario normal de trabajo (por ejemplo, largas jornadas de trabajo, trabajo adicional realizado de forma habitual), siempre que sea el propio director o jefe de departamento el que haya solicitado la realización de dicho trabajo de cara a la celebración de reuniones o por cualquier otro motivo organizativo de carácter objetivo. La compensación se concederá preferentemente en el marco del régimen de jornada flexible, es decir, durante los tramos de horario flexible. Las medidas prácticas para aplicar la presente disposición deberán acordarse entre el director o el jefe de departamento y la División de Administración.

8. Viajes oficiales.

Los días completos dedicados a viajes oficiales se computarán según la media estándar de 7 h 45 min de lunes a viernes para el personal de todas las categorías (A, L, B, C). El tiempo adicional de viaje (por ejemplo, últimas horas de la tarde) no se sumará a dicho cómputo diario estándar de horas.

No obstante, podrá considerarse la posibilidad de compensación en determinados casos que puedan surgir en condiciones organizativas excepcionales o particularmente difíciles (por ejemplo, trabajo nocturno o servicios de secretaría para una reunión durante el fin de semana o un festivo oficial si no hay posibilidad de disfrutar de tiempo libre durante el propio viaje oficial). El personal que desee solicitar dicha compensación deberá dirigirse a la División de Administración, previa autorización del director o jefe de departamento. La compensación se concederá en forma de tiempo a disfrutar en el marco del régimen de jornada flexible o mediante un permiso compensatorio.

III. Supervisión de la Administración.

9. Servicios centrales responsables del funcionamiento de la jornada de trabajo flexible.

La División de Administración es la encargada de centralizar la gestión de la jornada de trabajo flexible (apartado 22 de la Instrucción n.º 16).

La División de Servicios Técnicos supervisa el correcto funcionamiento de los contadores y es responsable de las cuestiones técnicas del régimen de jornada flexible. Se encarga de los fallos que se produzcan en los equipos y de la sustitución de las tarjetas perdidas.

En nombre del Secretario General, A. Daussin, Director General de Administración y Finanzas.

ANEXO E

ÍNDICE

1. Marco jurídico.

2. Cobertura de gastos médicos.

2.1 La Administración del interesado realiza aportaciones a un sistema nacional de seguridad social que puede transferirse a Francia o a otro país europeo.

2.1.1 Antes de la mudanza a Estrasburgo o a una oficina que esté fuera de Francia.

2.1.2 A la llegada a Estrasburgo.

2.1.3 A la llegada a una oficina en un país europeo distinto de Francia.

2.1.4 Miembros de la familia.

2.1.5 Información sobre el sistema de seguridad social en Francia.

2.1.6 Procedimiento de reembolso.

2.1.7 Registro con un médico de familia o médecin traitant.

2.1.8 Assurance Mutuelle o póliza complementaria.

2.2 Otras situaciones.

3. Seguro de accidentes (como se indica en el artículo 16 de la Resolución (2012)2).

4. Ausencia por motivos médicos.

4.1 Informar al departamento.

4.2 Justificante médico.

4.3 Ausencia sin justificante.

4.4 Justificantes médicos expedidos en el extranjero.

5. Datos de contacto en la Dirección de Recursos Humanos.

1. Marco jurídico

La adscripción en comisión de servicio del interesado es el resultado de un acuerdo entre el Secretario General del Consejo de Europa y la Administración de la organización nacional o internacional del primero.

La Resolución 2012(2) por la que se establece el Reglamento para la adscripción en comisión de servicio de funcionarios internacionales, nacionales, regionales o locales al Consejo de Europa, adoptada por el Comité de Ministros, el 15 de febrero de 2012, especifica que el empleador deberá adoptar las medidas necesarias para gestionar la cobertura médica y social antes de la adscripción en comisión de servicio. Se adjuntará un certificado de cobertura médica y social al acuerdo de adscripción en comisión de servicio. La garantía de cobertura deberá incluir también a la familia del interesado (en su caso).

Artículo 16 de la Resolución 2012(2):

a. El Consejo de Europa no se responsabilizará de dar cobertura médica y social al funcionario en comisión de servicio o a los miembros de su familia.

b. Antes del comienzo del periodo de adscripción en comisión de servicio, la Administración de que se trate certificará al Consejo de Europa que durante todo el periodo pertinente dicha Administración garantizará la cobertura médica y social del funcionario en comisión de servicio*.

* El funcionario en comisión de servicio deberá certificar que los miembros de su familia que lo acompañen a su lugar de destino en el Consejo de Europa se benefician de la cobertura médica y social.

La Resolución también especifica que el Consejo de Europa suscribirá una póliza de seguro de accidentes a favor del interesado por el periodo de adscripción en comisión de servicio:

Artículo 16 de la Resolución 2012(2):

c. Durante el periodo de adscripción en comisión de servicio, el Consejo de Europa suscribirá un plan privado de seguro de accidentes a favor del funcionario en comisión de servicio.

No obstante, esta póliza no puede considerarse sustitutiva del seguro de cobertura médica y social. Además, no cubre a la familia.

2. Cobertura de gastos médicos

Existen varias opciones:

– Que la Administración del interesado realice aportaciones a un sistema nacional de seguridad social que pueda transferirse a Francia o a otro país europeo en virtud de los acuerdos bilaterales en la materia;

– O bien que dicha Administración realice aportaciones a un sistema de seguridad social que permita la adscripción en comisión de servicio y cubra a sus beneficiarios cuando trabajan en el extranjero.

También puede resultar necesario que la Administración del interesado suscriba una póliza específica por el periodo de adscripción en comisión de servicio.

2.1 La Administración del interesado realiza aportaciones a un sistema nacional de seguridad social que puede transferirse a Francia o a otro país europeo.

Ese puede ser el caso de las personas procedentes de un país que forme parte del Espacio Económico Europeo (EEE). De hecho, existen acuerdos en materia de seguridad social entre los Estados miembros de la Unión Europea, Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza que permiten al interesado y a su Administración seguir contribuyendo a su sistema nacional, mientras se reciben prestaciones de la seguridad social francesa. En este marco, los miembros de la familia²⁴ suelen estar también cubiertos, tanto si permanecen en su país de origen como si se mudan a Estrasburgo o a otro país europeo.

²⁴ Con sujeción a la normativa nacional del interesado.

Téngase en cuenta que dicha transferencia no es automática y debe prepararse antes de la llegada, mientras el interesado aún se encuentre en su país de origen.

2.1.1 Antes de la mudanza a Estrasburgo o a una oficina que esté fuera de Francia.

El interesado deberá ponerse en contacto con su oficina de la seguridad social para comprobar si puede realizarse la transferencia. En caso afirmativo, dicha oficina le facilitará el formulario necesario (por ejemplo, el S1, pero puede tratarse de otro distinto en función del país) para que sus derechos se transfieran a Francia. En el caso de las oficinas que se encuentren en un país europeo distinto de Francia, el interesado deberá preguntar en la Seguridad Social del país en cuestión qué documentación debe aportar.

2.1.2 A la llegada a Estrasburgo.

El interesado deberá ponerse en contacto inmediatamente con la Unidad de Seguridad Social y Pensiones (SIPU), donde se le prestará asistencia para inscribirse en la oficina local de la seguridad social. Téngase en cuenta que también deberán presentarse los siguientes documentos:

– el formulario original (antes mencionado) que permite la transferencia de sus derechos de seguridad social, por duplicado; deberá indicarse el periodo exacto de la adscripción en comisión de servicio y la nueva dirección en Francia;

– una copia de la tarjeta sanitaria europea válida durante todo el periodo de adscripción en comisión de servicio;

– un certificado de nacimiento original con indicación de la filiación (deberán aparecer ambos padres) en un formulario internacional, o bien, su traducción jurada realizada por un traductor del Tribunal de Casación de Colmar (Francia). Véase el sitio web siguiente:

http://www.creta-france.com/

http://www.traducteursdelest.asso.fr/index.php?langue=&departement=Bas-Rhin&lang=fr&page=result;

– una copia del pasaporte;

– una copia del visado (en su caso);

– un certificado oficial del banco del interesado en el que figuren los datos de su cuenta bancaria, incluidos los códigos SWIFT/BIC e IBAN (relevé d'identité bancaire - RIB).

2.1.3 A la llegada a una oficina en un país europeo distinto de Francia.

El interesado deberá realizar los trámites asociados a la cobertura médica a través de la Seguridad Social del país de destino.

2.1.4 Miembros de la familia.

En función de la normativa en materia de seguridad social vigente en el país del interesado, es posible que su familia también esté cubierta. Esto deberá indicarse en el formulario de transferencia, que deberá contener los nombres completos de los familiares acompañantes.

Téngase en cuenta que, en caso de que los familiares que se trasladen a Estrasburgo tengan derecho a beneficiarse de esa cobertura, deberán aportar la misma documentación arriba indicada que se exige al interesado para poder registrarse en la seguridad social. Para los niños y niñas, se solicitará también un certificado de escolarización.

2.1.5 Información sobre el sistema de seguridad social en Francia.

Caisse Primaire d'Assurance Maladie (CPAM) es el nombre que recibe la oficina local de la seguridad social en Francia, donde deberá registrarse el interesado. La CPAM se encarga del sistema de reembolsos.

La CPAM gestiona los gastos, tales como los honorarios de médicos y odontólogos, pero también los costes de hospitalización, embarazo, accidente, fallecimiento, etc.

En Francia, deberán pagarse inmediatamente las facturas relacionadas con los gastos sanitarios y, posteriormente, solicitar su reembolso, salvo en casos de hospitalización y determinadas enfermedades de larga duración.

Una vez formalizada la transferencia por la CPAM, se enviará al interesado su número de la seguridad social por correo postal. Debe tenerse en cuenta que la transferencia de estos derechos puede demorarse varias semanas.

2.1.6 Procedimiento de reembolso.

Para recibir el reembolso de los gastos médicos, se deberá aportar la siguiente documentación cada vez que se realice una solicitud.

– «Feuille de soins»:

Se trata del recibo que permite recibir el reembolso.

El interesado lo recibirá del profesional sanitario. Tenga en cuenta que las etiquetas de los medicamentos prescritos deberán adherirse a la feuille de soins del farmacéutico.

– Todos los documentos justificativos originales pertinentes (recibos del facultativo, etcétera).

En la mayoría de los casos, la receta o factura detallada y los recibos de las cantidades abonadas.

Antes del envío, deberán cumplimentarse debidamente todos los documentos (indicando el nombre, el número de seguridad social, el domicilio, etc.) y, muy importante, firmarse. Es aconsejable guardar una copia de toda la documentación enviada. Es preferible agrupar las solicitudes de pequeña cuantía.

Téngase en cuenta que los tratamientos o la atención recibidos hace más de dos años no podrán reembolsarse.

Si el interesado está registrado en la CPAM de Estrasburgo, puede introducir sus solicitudes de reembolso (feuilles de soins, recetas, etc.) en un sobre cerrado indicando «CPAM VIA DISTRIBUTION» (únicamente si está registrado en la CPAM de Estrasburgo) y depositarlo en el correo interno. De esa forma, podrá servirse del servicio de mensajería agrupada gratuito que sale cada miércoles por la tarde.

También podrá enviar su solicitud de reembolso directamente a su CPAM en un sobre cerrado y franqueado fuera del Consejo de Europa o puede depositar su solicitud de reembolso en el buzón accesible 24 h al día, 7 días a la semana (véase la dirección más arriba).

2.1.7 Registro con un médico de familia o médecin traitant.

En Francia, las personas registradas en el sistema de la seguridad social deben designar un médico de familia, encargado de su seguimiento y derivación, si fuera necesario, un especialista. Si el interesado acude a la consulta de su médico de familia y se somete a los procedimientos médicos que este le prescriba o le recomiende, le será más fácil obtener el reembolso.

Para designar un médico, el interesado deberá:

– Si todavía no está afiliado, o si su médico no utiliza medios electrónicos, deberá cumplimentar y firmar el formulario Déclaration de choix du médecin traitant, consignando el nombre del médico elegido, y enviárselo al CPAM tan pronto como reciba el número de la Seguridad Social. Si todavía no está afiliado, deberá enviar dicho formulario junto con el expediente de transferencia de derechos.

– Si el interesado ya está afiliado, su médico podrá enviar la declaración online al CPAM.

2.1.8 Assurance Mutuelle o póliza complementaria.

La seguridad social reembolsará entre el 60 y el 90 % de los gastos con arreglo a los honorarios estándar. Es posible que el médico cobre un importe superior a la tarifa estándar, lo que supone que no siempre se devolverá el total de las facturas médicas.

Para garantizar una mejor cobertura, puede ser conveniente obtener otra cobertura adicional (también conocida como cobertura complementaria, puesto que su función es devolver una parte de los gastos totales que no son reembolsados por la seguridad social). La mayor parte de agentes de seguros de Francia ofrecen estos contratos. Los precios varían en función de la compañía y el grado de cobertura que se desee contratar.

2.2 Otras situaciones.

En caso de que la Administración del interesado no realice aportaciones a un sistema de seguridad social que pueda transferirse al sistema francés, existen dos posibilidades:

2.2.1 Que el sistema nacional o el sistema concreto que le ampare cubra sus gastos y los de su familia en el extranjero durante todo el periodo de adscripción en comisión de servicio. En ese caso, deberá comprobar antes de la partida el alcance de la cobertura y asegurarse de que tiene en su poder toda la documentación necesaria.

2.2.2 Que el empleador contrate una póliza privada en nombre del interesado que le cubrirá en el extranjero a él y a su familia durante todo el periodo de adscripción en comisión de servicio, a su llegada a Estrasburgo. En caso de que se desee contratar este tipo de póliza, la Unidad de Seguridad Social y Pensiones facilitará un listado de agentes de seguros (véase el anexo). Estos contactos se ofrecen a modo de ejemplo. El Consejo de Europa no tiene ningún acuerdo específico con ninguno de dichos agentes o compañías aseguradoras, y no se hace responsable de las consecuencias que puedan derivarse de firmar un contrato con cualquiera de ellos.

3. Seguro de accidentes (como se indica en el artículo 16 de la Resolución (2012)2)

Durante el periodo de adscripción en comisión de servicio, el Consejo de Europa suscribirá un plan privado de seguro de accidentes a favor del funcionario adscrito en comisión de servicio. No obstante, esta póliza no puede considerarse sustitutiva del seguro de cobertura médica y social. Concretamente, no será de aplicación en caso de gastos relacionados con una enfermedad. Además, téngase en cuenta que esta póliza no cubre a los miembros de la familia.

Las prestaciones y sumas de capital²⁵ asegurados en caso de accidente cubrirán los siguientes riesgos:

²⁵ Cantidades vigentes a 1 de enero de 2009.

– Seguro de vida: 76 225 euros.

– Incapacidad permanente total: 152 450 euros.

– Incapacidad permanente parcial: % variable en función de la escala de incapacidad de la póliza del seguro.

– Incapacidad temporal total: 76 euros/día (máximo 1 año).

– Tarifas médicas: 3 811 euros.

En caso de accidente durante el periodo de adscripción en comisión de servicio, deberá contactarse inmediatamente con la Unidad de Seguridad Social y Pensiones, para que se puedan realizar las gestiones necesarias con la compañía aseguradora.

4. Ausencia por motivos médicos

La Norma n.º 1399, de 17 de diciembre de 2019, contiene las disposiciones aplicables en casos de ausencia por motivos de salud, maternidad, paternidad o adopción. Consúltese el manual administrativo en la Intranet, en la sección «cobertura médica y social».

4.1 Informar al departamento.

Tanto si se está en poder de un justificante médico inicial como si se deja de acudir al trabajo por enfermedad sin contar con un justificante, lo primero que debe hacerse es informar al jefe del departamento, o al responsable de recibir dicha información en ese departamento, durante la primera media jornada de ausencia del trabajo.

Además, es posible que deba informarse también a la Administración de origen si así se hubiera acordado antes de la adscripción en comisión de servicio.

4.2 Justificante médico.

Deberá cumplimentarse el justificante de forma completa y legible (con apellido y nombre, domicilio donde pueda ser visitado, etc.).

Dependiendo del plan de seguro médico, se enviará el justificante a la dirección correspondiente:

Si el interesado está cubierto por la Seguridad Social francesa (la cobertura de seguridad social ha sido transferida al sistema francés).

Páginas 1 y 2 del justificante:

Deberán enviarse al fondo de seguro médico (CPAM) en el plazo de 48 horas desde la expedición del justificante. El incumplimiento de esta norma puede suponer que se deniegue el derecho a la prestación por enfermedad (artículos L 321-2 y R 615-69 del Código de la Seguridad Social).

Página 3 del justificante:

Deberá enviarse directamente al Departamento de Recursos Humanos de la Administración de origen en el plazo de 48 horas, tras comprobar que la información pertinente (apellido, nombre, fechas, número de asegurado, etc.) es legible. Si no lo es, debe añadirse una nota. En algunos casos, la Administración podrá reclamar una compensación al sistema nacional de Seguridad Social del interesado.

Si el interesado está asegurado por una póliza privada o a través de un plan de su empleador (véase supra):

Debe consultarse a la Administración de origen las gestiones a realizar.

En todos los casos, debe enviarse una copia del justificante médico (página 3, en el caso de los justificantes médicos expedidos en Francia) a la Unidad de Seguridad Social y Pensiones (Dirección de Recursos Humanos, Consejo de Europa), a la dirección assurances.sociales@coe.int, en el plazo de 48 horas.

Para facilitar la tramitación, deberá enviarse una copia completa y legible del justificante médico en formato PDF, asegurándose de:

– incluir en la línea del asunto «APELLIDO Nombre, Código COE-Justificante médico desde el dd/mm/aaaa hasta el dd/mm/aaaa»;

– añadir el justificante médico como documento adjunto (y no en el cuerpo del mensaje);

– indicar en el cuerpo del mensaje cualquier información adicional, como si se trabajó o no el día en el que se expidió el justificante; y

– añadir el formulario de la declaración si el justificante se expide fuera de Francia.

4.3 Ausencia sin justificante.

En lo que respecta al Consejo de Europa, no es necesario enviar ningún justificante médico si la ausencia por enfermedad oscila entre media jornada y jornada y media (máximo). No obstante, si las ausencias sin justificante médico suman un total de más de 4 días en un año natural, las posteriores ausencias sin justificar durante ese año se deducirán del permiso anual.

No obstante, la Unidad de Seguridad Social y Pensiones recuerda que esto no significa que se tenga derecho a 4 días adicionales de permiso anual y recomienda que, en caso de acudir al médico, se pida un justificante si es necesario. Se recuerda que, de cualquier modo, deberá informarse al departamento de tales incidencias, ya desde la primera media jornada en que se deje de acudir al trabajo.

Además, en caso de estar enfermo un viernes y al lunes siguiente, se computará como una ausencia de 4 días, por lo que deberá aportarse un justificante médico, al menos, para el lunes.

4.4 Justificantes médicos expedidos en el extranjero.

En caso de obtenerse un justificante médico durante un viaje al exterior (en viaje oficial o de vacaciones), deberá informarse inmediatamente a la Unidad de Seguridad Social y Pensiones.

Además, se añadirá una breve nota explicativa de las circunstancias y del periodo cubierto, junto con el apellido, nombre y número de identidad y de asegurado (especialmente si el justificante está redactado en un idioma distinto del inglés o el francés). Se consignarán también su dirección y número de teléfono.

A continuación, se seguirá el procedimiento previsto en el apartado 4.2.

5. Datos de contacto en la Dirección de Recursos Humanos

Se recuerda que los siguientes miembros del personal están a disposición del interesado si necesita asistencia o tiene dudas.

Asistencia en caso de registrarse en la seguridad social francesa:

Unidad de Seguridad Social y Pensiones.

Despacho: Palais 4095.

Teléfono: + 33 (0)3 88 41 29 92.

Correo electrónico: assurances.sociales@coe.int

Trabajador social:

Despacho: Palais 4090.

Teléfono: + 33 (0)3 88 41 24 41.

Correo electrónico: manon.genay@coe.int/conseil.social@coe.int

ANEXO F

Asunto: Información relativa a los viajes oficiales realizados a cargo de la Organización por miembros del personal, expertos u otras personas

XII. Características principales

El seguro de viajes oficiales CHARTIS (antes AIG EUROPE) cubre los riesgos específicos que conllevan los desplazamientos realizados a cargo de la Organización por miembros del personal, expertos u otras personas.

Número de póliza de CHARTIS: 2.004.761.

Teléfono 24 h de CHARTIS:

Tel.: +32 3 253 69 16.

Fax: +32 3 252 69 58.

XIII. Condiciones de validez

La póliza es válida, independientemente del medio de transporte, siempre que el beneficiario tenga una orden de desplazamiento (con o sin gastos) o una carta de invitación que haga referencia a CHARTIS. La referencia incluida en la orden de desplazamiento o carta de invitación deberá ser la siguiente:

«Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 76 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 h de CHARTIS: + 32 3 253 69 16. No es necesario contratar una póliza complementaria, que en ningún caso será reembolsada por el Consejo de Europa.»

No será necesario adoptar ninguna otra medida, pero es fundamental que la orden de desplazamiento, carta de invitación o contrato de servicio con un tercero incluyan el texto anterior. Compruébese que aparece reproducido en los documentos entregados a las personas que realicen viajes oficiales en nombre de la Organización.

XIV. Principales incidencias cubiertas

Gastos médicos/repatriación

Los gastos médicos por enfermedades sobrevenidas o accidentes durante un viaje oficial para el Consejo de Europa siguen estando cubiertos en la mayoría de los casos por el sistema básico de atención médica y seguridad social al que pertenecen los asegurados en sus países de residencia.

La póliza CHARTIS no pretende sustituir esos sistemas básicos de atención médica, sino que se ha negociado a fin de ofrecer garantías complementarias específicas para los viajes. Por lo tanto, los viajeros siempre deberán obtener, en primer lugar, un reembolso de su sistema básico (Van Breda, en el caso del personal) y, después, si es necesario, solicitar a CHARTIS el reembolso adicional que corresponda.

En caso de un problema médico grave y antes de contraer un gasto considerable, es fundamental que los viajeros contacten con la compañía aseguradora (teléfono: +32 3 253 69 16) para aclarar las modalidades de asistencia.

La decisión de repatriación por motivos médicos corresponderá exclusivamente a la aseguradora. Si el personal o los expertos deciden regresar a su país de origen para recibir asistencia médica sin la aprobación previa del servicio de atención 24 h de CHARTIS, no se les reembolsará el precio abonado por los billetes de avión.

Retraso en la llegada del equipaje

Si el equipaje se demora más de 8 h, la póliza cubre la adquisición de productos básicos necesarios, pero deberá presentarse la confirmación de la aerolínea de que el equipaje se ha retrasado, y factura de las compras realizadas.

Robo de equipaje, objetos de valor o enseres personales

La póliza cubre los casos de robo establecidos en el contrato (véase el resumen de garantías al final del mismo).

En caso de pérdida o robo de enseres personales, deberá presentarse la denuncia correspondiente a la policía o a la empresa de transporte para beneficiarse de la cobertura.

Cancelación, interrupción o modificación del viaje

Si el pasajero cancela (por las razones especificadas en el contrato), la póliza cubrirá los gastos de cancelación.

En caso de huelga o retraso del vuelo superior a 4 h, la póliza cubrirá el gasto derivado de la adquisición de nuevos billetes, una noche de hotel o las carreras de taxi.

Formulario de reclamación

Las reclamaciones (mediante el formulario especial disponible en la Oficina de Viajes) deberán presentarse lo antes posible. Deberán enviarse junto con la documentación necesaria a la Oficina de Viajes, que la remitirá a la aseguradora.

Se adjuntará siempre a la solicitud la documentación pertinente (originales y traducciones al inglés o francés).

XV. Situaciones especiales

Para aquellas personas cuyos gastos de viaje y dietas no corran a cargo del Consejo de Europa, pero cuyo trabajo esté relacionado con actividades en que la Organización tenga un especial interés, se podrá negociar una cobertura de la póliza CHARTIS.

El departamento en cuestión deberá enviar un correo electrónico a la Oficina de Viajes (bureau-voyages@coe.int) con el número de personas (no son necesarios los nombres de cada uno) y las fechas pertinentes (que deberán incluir los días de viaje y los de celebración de reuniones).

La carta de invitación y/o el contrato de servicio deberá incluir el párrafo estándar «Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 76 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 h de CHARTIS: +32 3 253 69 16».

Zonas no cubiertas por la póliza de seguro de viajes

No estarán cubiertos los siguientes países:

– Afganistán.

– Corea del Norte.

– Irak.

– Costa de Marfil.

– Somalia.

– Sudán.

En consecuencia, no podrá autorizarse ningún viaje oficial a estos países.

Además, los viajes oficiales a Chechenia solo están cubiertos en la actualidad previa notificación a la aseguradora. Por tanto, todos los viajes oficiales a Chechenia exigen que se dé un preaviso de, al menos, 4 días hábiles a la Oficina de Viajes (Bureau-voyage@coe.int), para poder remitir a la aseguradora los nombres de los viajeros antes de la salida.

Se cobrará una prima adicional de 50 $ por día y viajero.

Téngase en cuenta que el personal que no avise con antelación de un viaje oficial a Chechenia no estará cubierto frente a daños o lesiones.

Personas mayores de 75 años

Actualmente, examinando cada caso de forma individual, puede obtenerse cobertura de CHARTIS para las personas mayores de 75 años enviando un certificado médico de su estado de salud a la aseguradora antes del viaje.

En función del certificado médico, la aseguradora podrá denegar la póliza, cobrar una prima adicional o conceder una cobertura sin condiciones.

Viajes oficiales de larga duración (más de 6 meses)

Todo viaje oficial cuya duración supere los seis meses deberá comunicarse a la Oficina de Viajes antes de que se cumplan los primeros seis meses. La aseguradora cobrará entonces una prima adicional.

La familia de un miembro del personal que se encuentre en un viaje de larga duración tendrá derecho a la misma cobertura que el interesado. En tales casos, se prevé el pago de una prima adicional.

Se llama especialmente la atención de los departamentos sobre el caso de las personas con contrato de servicios (consultores) cuyo viaje oficial supere los seis meses de duración. Los departamentos deberán comunicar a la Oficina de Viajes dichos viajes oficiales, tal como se ha indicado anteriormente.

Esto no afecta a los consultores contratados localmente, que no están cubiertos por el seguro de viajes.

Viaje en vehículo privado

El personal o los expertos que utilicen sus propios vehículos para realizar un viaje oficial estarán cubiertos por la póliza de viaje CHARTIS, y también los pasajeros que los acompañen siempre que vayan a participar en el mismo acto oficial y estén en posesión de una carta oficial de invitación u orden de desplazamiento.

En este caso concreto, no habrá cobertura de seguro de responsabilidad civil o daños para el vehículo. Por tanto, se recomienda a los propietarios de los vehículos que comprueben si su seguro de coche les cubre en viajes de trabajo.

Responsabilidad civil

El personal y los expertos tendrán cobertura de responsabilidad civil por daños físicos o materiales a terceros durante un viaje oficial, excepto en caso de daños causados por el uso de un vehículo (véase el supuesto específico anterior).

Deberá contactarse con la Oficina de Viajes para cualquier información o aclaración adicional (correo electrónico: bureau-voyages@coe.int).

Certificado de seguro de viajes

En los casos en que se precise visado, algunos países exigen la contratación de una póliza específica o la demostración de que se posee la cobertura suficiente.

La Oficina de Viajes puede expedir un certificado oficial de seguro a tal efecto (en inglés o francés).

La solicitud de certificado se realizará por correo electrónico a bureau-voyages@coe.int, aportando la siguiente información:

– Nombre y apellido del viajero.

– Categoría (miembro del personal o experto).

– Nacionalidad.

– Fecha de nacimiento.

– Tipo de pasaporte (ordinario, por defecto).

– Número de pasaporte.

– Lugar del desplazamiento y país.

– Fecha del desplazamiento (incluidos los días de viaje).

Seguro de Viajes Oficiales CHARTIS

Resumen de prestaciones

Asunto: Información relativa al seguro de viajes oficiales realizados a cargo de la Organización por miembros del personal, expertos u otras personas

XVI. Preámbulo

Recordatorio de las principales prestaciones del seguro de viajes:

1. Características principales

El seguro de viajes oficiales CHARTIS (antes AIG EUROPE) cubre los riesgos específicos que conllevan los desplazamientos realizados a cargo de la Organización de miembros del personal, expertos u otras personas.

Número de póliza de CHARTIS: 2.004.761.

Teléfono 24 h de CHARTIS:

Tel.: +32 3 253 69 16.

Fax: +32 3 252 69 58.

2. Condiciones de validez

La póliza es válida, independientemente del medio de transporte, siempre que el beneficiario tenga una orden de desplazamiento (con o sin gastos) o una carta de invitación que haga referencia a CHARTIS. La referencia incluida en la orden de desplazamiento o carta de invitación deberá ser la siguiente: «Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 75 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 h de CHARTIS: +32 3 253 69 16».

No será necesario adoptar ninguna otra medida, pero es obligatorio que la orden de desplazamiento, carta de invitación o contrato de servicio con un tercero incluyan el texto anterior. Compruébese que aparece reproducido en los documentos entregados a las personas que realicen viajes oficiales en nombre de la Organización.

3. Principales incidencias cubiertas

3.1 Gastos médicos/repatriación.

Los gastos médicos por enfermedades sobrevenidas o accidentes durante un viaje oficial para el Consejo de Europa siguen estando cubiertos en la mayoría de los casos por el sistema básico de atención médica y seguridad social al que pertenecen los asegurados en sus países de residencia.

La póliza CHARTIS no pretende sustituir esos sistemas básicos de atención médica, sino que se ha negociado a fin de ofrecer garantías complementarias específicas para los viajes. Por lo tanto, los viajeros siempre deberán obtener, en primer lugar, un reembolso de su sistema básico (Van Breda, en el caso del personal) y, después, si es necesario, solicitar a CHARTIS el reembolso adicional que corresponda.

En caso de un problema médico grave y antes de contraer un gasto considerable, es fundamental que los viajeros contacten con la compañía aseguradora (teléfono: +32 3 253 69 16) para aclarar las modalidades de asistencia.

La decisión de repatriación por motivos médicos corresponderá exclusivamente a la aseguradora. Si el personal o los expertos deciden regresar a su país de origen para recibir asistencia médica sin la aprobación previa del servicio de atención 24 h de CHARTIS, no se les reembolsará el precio abonado por los billetes de avión.

3.2 Retraso en la llegada del equipaje.

Si el equipaje se demora más de 8 h, la póliza cubre la adquisición de productos básicos necesarios, pero deberá presentarse la confirmación de la aerolínea de que el equipaje se ha retrasado, y factura de las compras realizadas.

3.3 Robo de equipaje, objetos de valor o enseres personales.

La póliza cubre los casos de robo establecidos en el contrato (véase el resumen de garantías al final del mismo).

En caso de pérdida o robo de enseres personales, deberá presentarse la denuncia correspondiente a la policía o a la empresa de transporte para beneficiarse de la cobertura.

3.4 Cancelación, interrupción o modificación del viaje.

Si el pasajero cancela (por las razones especificadas en el contrato), la póliza cubrirá los gastos de cancelación.

En caso de huelga o retraso del vuelo superior a 4 h, la póliza cubrirá el gasto derivado de la adquisición de nuevos billetes, una noche de hotel o las carreras de taxi.

3.5 Formulario de reclamaciones.

Las reclamaciones (mediante el formulario especial disponible en la Oficina de Viajes) deberán presentarse lo antes posible. Deberán enviarse junto con la documentación necesaria a la Oficina de Viajes, que la remitirá a la aseguradora.

Se adjuntará siempre a la solicitud la documentación pertinente (originales y traducciones al inglés o francés).

4. Situaciones especiales

Para aquellas personas cuyos gastos de viaje y dietas no corran a cargo del Consejo de Europa, pero cuyo trabajo esté relacionado con actividades en que la Organización tenga un especial interés, se podrá negociar una cobertura de la póliza CHARTIS.

El departamento en cuestión deberá enviar un correo electrónico a la Oficina de Viajes (bureau-voyages@coe.int) con el número de personas (no son necesarios los nombres de cada uno) y las fechas pertinentes (que deberán incluir los días de viaje y los de celebración de reuniones).

La carta de invitación y/o el contrato de servicio deberá incluir el párrafo estándar:

«Los riesgos específicos relativos a este viaje están cubiertos por una póliza CHARTIS (número 2.004.761), que proporciona cobertura hasta que el interesado cumpla 76 años. En caso de necesidad puede contactarse con el siguiente teléfono de asistencia 24 h de CHARTIS: +32 3 253 69 16.

No es necesario contratar una póliza complementaria, que en ningún caso será reembolsada por el Consejo de Europa.»

4.1 Zonas no cubiertas por la póliza de seguro de viajes.

No estarán cubiertos por la póliza CHARTIS los siguientes países:

– Afganistán.

– Corea del Norte.

– Irak.

– Costa de Marfil.

– Somalia.

– Sudán.

En consecuencia, no podrá autorizarse ningún viaje oficial a estos países.

Además, los viajes oficiales a Chechenia solo están cubiertos en la actualidad previa notificación a la aseguradora. Por tanto, todos los viajes oficiales a Chechenia exigen que se dé un preaviso de, al menos, 4 días hábiles a la Oficina de Viajes (Bureau-voyage@coe.int), para poder remitir a la aseguradora los nombres de los viajeros antes de la salida.

Se cobrará una prima adicional de 50 $ por día y viajero.

Téngase en cuenta que el personal que no avise con antelación de un viaje oficial a Chechenia no estará cubierto frente a daños o lesiones.

4.2 Personas mayores de 75 años.

Actualmente, examinando cada caso de forma individual, puede obtenerse cobertura de CHARTIS para las personas mayores de 75 años enviando un certificado médico de su estado de salud a la aseguradora antes del viaje.

En función del certificado médico, la aseguradora podrá denegar la póliza, cobrar una prima adicional o conceder una cobertura sin condiciones.

4.3 Viajes oficiales de larga duración (más de 6 meses).

Todo viaje oficial cuya duración supere los seis meses deberá comunicarse a la Oficina de Viajes antes de que se cumplan los primeros seis meses. En tales casos, se prevé el pago de una prima adicional.

La familia de un miembro del personal que se encuentre en un viaje de larga duración tendrá derecho a la misma cobertura que el interesado. La aseguradora cobrará entonces una prima adicional.

Se llama especialmente la atención de los departamentos sobre el caso de las personas con contrato de servicios (consultores) cuyo viaje oficial supere los seis meses de duración. Los departamentos deberán comunicar a la Oficina de Viajes dichos viajes oficiales, tal como se ha indicado anteriormente.

Esto no afecta a los consultores contratados localmente, que no están cubiertos por el seguro de viajes.

4.4 Viaje en vehículo privado.

El personal o los expertos que utilicen sus propios vehículos para realizar un viaje oficial estarán cubiertos por la póliza de viaje CHARTIS, y también los pasajeros que los acompañen siempre que vayan a participar en el mismo acto oficial y estén en posesión de una carta oficial de invitación u orden de desplazamiento.

En este caso concreto, no habrá cobertura de seguro de responsabilidad civil o daños para el vehículo. Por tanto, se recomienda a los propietarios de los vehículos que comprueben si su seguro de coche les cubre en viajes de trabajo.

4.5 Responsabilidad civil.

El personal y los expertos tendrán cobertura de responsabilidad civil por daños físicos o materiales a terceros durante un viaje oficial, excepto en caso de daños causados por el uso de un vehículo (véase el supuesto específico anterior).

Deberá contactarse con la Oficina de Viajes para cualquier información o aclaración adicional (correo electrónico: bureau-voyages@coe.int).

4.6 Certificado de seguro de viajes.

En los casos en que se precise visado, algunos países exigen la contratación de una póliza específica o la demostración de que se posee la cobertura suficiente.

La Oficina de Viajes puede expedir un certificado oficial de seguro a tal efecto (en inglés o francés).

La solicitud de certificado se realizará por correo electrónico a bureau-voyages@coe.int, aportando la siguiente información:

– Nombre y apellido del viajero.

– Categoría (miembro del personal o experto).

– Nacionalidad.

– Fecha de nacimiento.

– Tipo de pasaporte (ordinario, por defecto).

– Número de pasaporte.

– Lugar del desplazamiento y país.

– Fecha del desplazamiento (incluidos los días de viaje).

Seguro de Viajes Oficiales CHARTIS

Resumen de prestaciones

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El presente Acuerdo internacional administrativo entró en vigor el 30 de mayo de 2025, fecha de la ultima de sus firmas.

Madrid, 2 de junio de 2025.–La Secretaria General Técnica, Rosa Velázquez Álvarez.