La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 58, atribuye la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias específicas se establecen por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre.
Asimismo, el artículo 58 de la citada Ley dispone que podrán constituirse comisiones calificadoras en los organismos públicos que se determine. El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, prevé en su disposición transitoria única, la creación, mediante orden ministerial, de una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos para cada uno de los departamentos ministeriales.
En cumplimiento de dicha normativa, el Ministerio de Cultura, mediante la Orden CUL/3021/2006, de 25 de septiembre, creó la correspondiente Comisión para el ámbito de su departamento y de los organismos públicos dependientes del mismo.
Debido al tiempo transcurrido y a los cambios habidos se hace necesario modificar la orden citada para adaptarla a la nueva situación orgánica del departamento y a las necesidades funcionales de la Comisión.
En este sentido, en la composición de la Comisión se ha previsto la presencia de todos los centros directivos y organismos del departamento, bien de forma permanente o bien en función de los asuntos a tratar que les puedan afectar.
En cuanto a nuevas funciones, a la Comisión se le atribuye la misión de impulsar dentro del Ministerio el cumplimiento de las instrucciones y recomendaciones emitidas por la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, de modo que se logre una gestión homogénea en todo el departamento ajustada a los criterios fijados por la mencionada comisión.
Asimismo, y como novedad relevante también, a la comisión se le encomienda la coordinación con la Comisión Ministerial de Administración Digital en todo lo referente al desarrollo y gestión de los archivos y documentos electrónicos, así como de los planes que pudieran incluir medidas en materia archivística.
La aprobación de la norma proyectada está en consonancia con los principios de buena regulación recogidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en particular, los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia, y eficiencia. Así, atiende a la necesidad de modificar la orden vigente de acuerdo con la nueva estructura organizativa del departamento, así como revisar las funciones atribuidas a la Comisión de acuerdo con la normativa vigente.
Además, es eficaz y proporcionada pues no existe otra alternativa para llevar a cabo la pertinente adaptación y no afecta en forma alguna a los derechos y deberes de los ciudadanos. También contribuye a dotar de mayor seguridad jurídica pues es coherente con el resto del ordenamiento jurídico. Cumple también con el principio de transparencia, ya que identifica claramente su propósito y esta parte expositiva y la memoria ofrecen una explicación completa de su contenido. Dado que se trata de una norma puramente organizativa, su tramitación se encuentra exenta de la consulta pública previa y de los trámites de audiencia e información públicas. Finalmente, es también adecuada al principio de eficiencia, ya que no impone cargas administrativas.
En virtud de lo anterior, con la aprobación previa del Ministro para la Transformación Digital y de la Función Pública, dispongo:
Artículo único. Modificación de la Orden CUL/3021/2006, de 25 de septiembre, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Cultura y de sus organismos públicos.
La Orden CUL/3021/2006, de 25 de septiembre, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Cultura y de sus organismos públicos, queda modificada como sigue:
Uno. El artículo 3 queda redactado en los siguientes términos:
«Artículo 3. Composición.
1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos tendrá la siguiente composición:
a) Presidencia: la persona titular de la Secretaría General Técnica.
b) Vicepresidencia primera: la persona titular de la Subdirección General de los Archivos Estatales.
c) Vicepresidencia segunda: la persona titular de la Subdirección General de Atención al Ciudadano, Documentación y Publicaciones.
d) Vocalías:
1.º La persona titular de la División de Informática y Tecnologías de la Información.
2.º La persona titular de la Subdirección General de Recursos Humanos e Inspección de Servicios.
3.º La persona titular de la jefatura de la Abogacía del Estado en el Ministerio.
4.º La persona titular de la Intervención Delegada en el Ministerio.
5.º La persona titular de la Dirección del Archivo General de la Administración.
6.º La persona titular de la Dirección del Gabinete de la Secretaría de Estado de Cultura.
7.º La persona titular de la Jefatura del Gabinete Técnico de la Subsecretaría.
8.º La persona titular del Servicio del Archivo General del Departamento, que ejercerá además la Secretaría de la Comisión.
2. En casos de ausencia o de enfermedad y, en general, cuando concurra alguna causa justificada las personas que ostenten la titularidad de las vocalías enunciadas en el apartado anterior, podrán ser sustituidas por otras designadas por las personas titulares de sus respectivas unidades, con un complemento de destino de nivel 28 como mínimo. Esta circunstancia deberá notificarse previamente por escrito a la Secretaría de la Comisión.
3. La persona titular de la presidencia será sustituida, en este orden, por la persona titular de la vicepresidencia primera y vicepresidencia segunda.
4. Igualmente formará parte de la Comisión como vocal una persona representante de las direcciones generales y organismos que se citan a continuación, cuya documentación vaya a ser objeto de examen y consideración según el correspondiente orden del día o cuando se traten asuntos de su interés, que deberá tener un complemento de destino de nivel 30:
a) El Gabinete del Ministro.
b) La Dirección General del Libro, del Cómic y de la Lectura.
c) La Dirección General de Derechos Culturales.
d) La Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes.
e) La Biblioteca Nacional de España, O.A.
f) El Museo Nacional del Prado.
g) El Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía.
h) El Instituto Nacional de las Artes Escénicas y de la Música, O.A.
i) El Instituto de la Cinematografía y de las Artes Audiovisuales, O.A.
j) La Gerencia de Infraestructuras y Equipamientos de Cultura, O.A.
5. La Comisión podrá solicitar el asesoramiento de los técnicos del ministerio o de sus organismos públicos, cuya aportación pueda ser de interés a juicio de la Comisión, a tenor de la índole y características de la documentación que deba examinar. Participarán con voz, pero sin voto.»
Dos. El artículo 4 queda redactado como sigue:
«Artículo 4. Funciones.
Son funciones de la Comisión las siguientes:
a) Impulsar el cumplimiento en los archivos del departamento y de sus organismos públicos adscritos de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.
b) Realizar la valoración documental, entendiendo por tal el estudio y análisis de las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos generados, conservados o reunidos en el departamento o en sus organismos públicos adscritos.
c) Establecer, previo dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del ministerio y de sus organismos públicos adscritos, proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central del departamento, o de sus organismos públicos adscritos, así como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración.
d) Iniciar el procedimiento de eliminación de documentos o series documentales del ministerio y sus organismos públicos adscritos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, y elevar las propuestas de eliminación a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con el procedimiento establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, y a los efectos previstos en él.
e) Establecer, previo estudio y dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, el régimen de acceso a los documentos y series documentales del ministerio y de sus organismos públicos adscritos, de conformidad con la normativa aplicable al régimen de acceso a los documentos administrativos.
f) Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso a los documentos y series documentales que se hayan producido en el ámbito del ministerio y sus organismos públicos adscritos.
g) Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, en su ámbito de actuación.
h) La coordinación con la Comisión Ministerial de Administración Digital del departamento en lo referente al desarrollo y gestión de los archivos y documentos electrónicos, así como de los planes que, en su caso, incluyan medidas en materia de archivos.
i) Elaborar y aprobar los programas de gestión en materia de archivos del departamento, en los que se establezcan los objetivos que deban cumplirse mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar.
j) Impulsar la inclusión en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica de cualquier servicio de archivos dependiente de su departamento.
k) Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cualesquiera otras relativas al estudio, dictamen y propuesta de aquellas actividades relativas a la calificación, utilización, conservación, acceso, archivo y eliminación de los documentos generados, reunidos o conservados en el ministerio y sus organismos públicos adscritos.»
Tres. El apartado 3 del artículo 5 queda redactado como sigue:
«3. En lo no previsto en esta orden, la Comisión ajustará su funcionamiento a lo establecido en la sección 3.ª del título preliminar capítulo II de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.»
Disposición final única. Entrada en vigor.
La presente orden ministerial entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 26 de mayo de 2025.–El Ministro de Cultura, Ernest Urtasun Domènech.