La Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social, establece, en su disposición adicional tercera, que cuando el sujeto legitimado se encuentre en territorio español habrá de presentar personalmente las solicitudes relativas a las autorizaciones de residencia y de trabajo en los registros de los órganos competentes para su tramitación.
Por otra parte, el Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social, aprobado por Real Decreto 1155/2024, de 19 de noviembre, desarrolla en su artículo 197, los lugares de presentación de las solicitudes, así como la legitimación y representación a tal efecto cuando el sujeto legitimado se encuentre en territorio nacional.
El apartado 4 del mismo artículo considera cumplida la obligación de comparecencia personal cuando las solicitudes se presenten por quienes ejerzan válidamente su representación y añade una serie de supuestos en los que se entenderá cumplida dicha condición. Entre ellos, la letra c) recoge a los sujetos incluidos en el Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería, cuyo desarrollo se realizará por medio de una Orden del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones. La figura del colaborador de extranjería constituye una vía adicional de representación, destinada a facilitar la presentación electrónica de solicitudes por parte de entidades habilitadas, pero no excluye ni limita las restantes formas de representación previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en el Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero. Así, la creación del Registro Electrónico de Colaboradores amplía las opciones disponibles, sin restringir los derechos de representación ya existentes.
Por otro lado, el artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, que regula la representación en los procedimientos administrativos, señala que las personas interesadas con capacidad de obrar podrán actuar por medio de representante, entendiéndose con éste las actuaciones administrativas, salvo manifestación expresa en contra. Su apartado 3 añade que deberá acreditarse la representación para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos en nombre de otra persona. Y, en cuanto, a la forma de acreditar dicha representación, el apartado 4 señala que podrá realizarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia.
Conforme a este marco normativo, esta orden tiene por objeto la regulación del Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería a efectos de habilitar para la representación a determinados grupos y entidades cuya colaboración puede mejorar sustancialmente la tramitación de los procedimientos de extranjería previstos en la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, y en su reglamento de desarrollo. Con esta incorporación se amplían los sujetos legitimados para la presentación electrónica de los diferentes trámites de extranjería, otorgando a las personas interesadas, principalmente a personas extranjeras que se hallen en situación de vulnerabilidad, una nueva vía para la presentación de sus procedimientos.
El contenido de esta orden se ajusta a los principios de buena regulación contenidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. En este sentido, la norma da cumplimiento a los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia.
En primer lugar, se trata de una norma necesaria, que constituye el instrumento idóneo para desarrollar lo establecido en el artículo 197.4.c) del Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, no existiendo ninguna alternativa regulatoria menos restrictiva. En segundo lugar, respecto al principio de proporcionalidad, se introduce la regulación imprescindible para la consecución de los objetivos perseguidos a la hora de determinar las características y funcionamiento del nuevo registro. Además, resulta coherente con el ordenamiento jurídico y permite una gestión más eficiente de los recursos públicos. En cuanto al principio de eficiencia, la iniciativa normativa no impone cargas administrativas innecesarias o accesorias y racionaliza, en su aplicación, la gestión de los recursos públicos.
En cuanto al principio de transparencia, el alcance y objetivo se han definido claramente en esta parte expositiva, y se ha facilitado además que los potenciales destinatarios de la norma hayan tenido una participación activa en la elaboración de la misma. A estos efectos, la norma ha sido sometida a los trámites de consulta pública y de audiencia e información públicas establecidos en los artículos 26.2 y 26.6, respectivamente, de la Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno, al afectar a los derechos e intereses legítimos de las personas.
Adicionalmente, se ha solicitado informe de la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, del Foro para la Integración Social de los Inmigrantes, de la Comisión Interministerial de Extranjería, y de la Comisión Laboral Tripartita de Inmigración.
Asimismo, la norma ha sido informada por la Agencia Española de Protección de Datos, en virtud del artículo 47 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y del artículo 5.3.b) del Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos, aprobado por el Real Decreto 389/2021, de 1 de junio.
Esta orden se dicta en desarrollo del artículo 197.4.c) del Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, y al amparo de lo dispuesto en el artículo 149.1.2.ª de la Constitución, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de nacionalidad, inmigración, extranjería y derecho de asilo.
En su virtud, a propuesta de la Ministra de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, y con la aprobación previa del Ministro para la Transformación Digital y Función Pública, dispongo:
Artículo 1. Objeto.
Esta orden tiene por objeto regular los requisitos y condiciones de funcionamiento del Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería, de conformidad con lo previsto en el artículo 197.4.c) del Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social, aprobado por Real Decreto 1155/2024, de 19 de noviembre.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
La presente orden afecta a los procedimientos en materia de extranjería regulados en la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, y en su reglamento de desarrollo, que pueda tramitar la persona extranjera o su familiar, siempre que el sujeto legitimado se encuentre en territorio nacional.
Quedan exceptuadas las autorizaciones individuales de residencia temporal otorgadas, en virtud de la disposición adicional segunda del Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, por la persona titular de la Secretaría de Estado de Migraciones, previo informe de la persona titular de la Secretaría de Estado de Seguridad, cuando concurran circunstancias excepcionales no previstas en el mismo.
Artículo 3. Órganos competentes.
El Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería queda adscrito a la Secretaría de Estado de Migraciones y su gestión corresponde a la Dirección General de Gestión Migratoria.
Artículo 4. Inscripción en el Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería.
1. Podrán inscribirse en el Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería, siempre que cumplan los requisitos previstos en el apartado 2:
a) Las organizaciones sindicales más representativas a nivel estatal o a nivel de comunidad autónoma de acuerdo con lo establecido en los artículos 6 y 7 de la Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical.
b) Las entidades sin ánimo de lucro legalmente constituidas en España, al menos tres años antes a la fecha de solicitud de la inscripción en el registro, cuyos fines o actividades institucionales, según sus propios estatutos o en base a los programas que desarrollen, estén vinculados al ámbito migratorio o de la protección internacional.
2. Las personas jurídicas a las que se refiere el apartado anterior deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) Hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.
b) No haber sido condenadas, tanto la propia entidad como cualquiera de sus representantes legales, mediante sentencia firme por delitos relacionados con el ejercicio de su actividad.
c) No haber sido sancionadas, durante los tres años previos a la fecha de presentación de la solicitud de la inscripción, por cualquiera de las infracciones contempladas en la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, en el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
d) Acreditar una experiencia mínima y verificable en el acompañamiento y asistencia a personas extranjeras, mediante la presentación de documentación que demuestre la realización continuada, durante al menos dos años, de actividades vinculadas a la atención, asesoramiento, integración social o tramitación administrativa de personas migrantes o solicitantes de protección internacional. Esta acreditación podrá incluir memorias de actividad, certificaciones de proyectos de asistencia a personas migrantes, convenios, informes de entidades financiadoras o cualquier otro documento que permita comprobar la efectiva prestación de dichos servicios, así como la identificación del personal responsable y los recursos utilizados.
3. Las organizaciones sindicales y las entidades enumeradas en el apartado 1 deberán elaborar un censo de las personas habilitadas para ejercer la representación de las personas interesadas en los procedimientos previstos en esta orden. Además, deberán comunicar dicho censo en el momento de solicitar su inscripción en el registro.
Dicho censo deberá mantenerse actualizado, por lo que las organizaciones sindicales y las entidades mencionadas en el apartado 1 deberán comunicar las nuevas adhesiones y las bajas que se produzcan de las personas habilitadas. El plazo de comunicación de las bajas será de cinco días hábiles desde que se produzcan.
4. No podrán solicitar su inscripción en el Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería aquellos sujetos que se encuentren dentro del ámbito de aplicación de los convenios celebrados por la Administración General del Estado para la realización de trámites administrativos y gestión documental por vía electrónica en materia de extranjería.
5. Los colaboradores de extranjería y las personas habilitadas por estos tendrán la condición de obligados electrónicos en virtud de lo dispuesto en el artículo 14.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y el artículo 3.3 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo.
Artículo 5. Contenido y validez de la inscripción.
1. En el registro constarán los siguientes datos de las organizaciones sindicales o entidades inscritas:
a) Denominación o razón social.
b) Número de identificación fiscal.
c) Domicilio de la sede.
d) Fecha de aprobación y, en su caso, modificación de los Estatutos.
e) Datos identificativos de los representantes legales de la organización sindical o de la entidad sin ánimo de lucro.
f) Fecha de inscripción de los colaboradores de extranjería en el registro.
g) Fecha de baja de los colaboradores de extranjería en el registro.
h) Censo con los datos identificativos de las personas habilitadas para la representación por las organizaciones sindicales o entidades sin ánimo de lucro inscritas como colaboradoras. A tal efecto, el censo deberá incluir nombre y apellidos, nacionalidad, domicilio y Documento Nacional de Identidad o, en su caso, Número de Identidad de Extranjero.
2. Las inscripciones en el registro tendrán una validez de cuatro años a contar desde el día siguiente al de la fecha de la inscripción, prorrogable por periodos de cuatro años. La solicitud de prórroga de su inscripción en el registro deberá presentarse por los colaboradores de extranjería dentro de los seis meses previos a la finalización del plazo respectivo, debiendo acreditar que se mantiene el cumplimiento de los requisitos exigidos en el artículo 4 y aportando la auditoría externa o memoria de actividad a la que se refiere el artículo 8.1.f). Concedida la prórroga, la inscripción tendrá una validez de cuatro años a contar desde el día siguiente al del fin de la vigencia de la anterior inscripción que se prorroga.
Artículo 6. Solicitud de inscripción y documentación.
1. La solicitud de inscripción deberá presentarse electrónicamente a través del modelo normalizado disponible en la sede electrónica asociada del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, y dirigirse a la dirigirse a la Dirección General de Gestión Migratoria, acompañada de la siguiente documentación:
a) Documentación acreditativa de la representación legal de la organización o entidad.
En el supuesto de que la solicitud la presente un representante que no sea el representante legal de la organización sindical o entidad, deberá aportarse una autorización específica por la que se otorgue dicha representación.
b) Documentación que acredite la experiencia en el acompañamiento y asistencia a personas extranjeras al que se refiere el artículo 4.2.d), firmada por la persona responsable de la entidad.
c) Declaración responsable del cumplimiento de lo previsto en el artículo 4.2.c), sobre no haber sido condenadas, tanto la propia entidad como cualquiera de sus representantes legales, mediante sentencia firme por delitos relacionados con el ejercicio de su actividad y de no haber sido sancionadas, durante los tres años previos a la fecha de presentación de la solicitud de la inscripción, por cualquiera de las infracciones contempladas en la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, en el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social o en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
d) Censo de personas habilitadas a ejercer la representación, incluyendo sus datos de identificación.
2. La Administración consultará los siguientes aspectos:
a) Que la entidad está legalmente constituida y ha adquirido personalidad jurídica.
b) Que se encuentra al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.
c) Que la organización sindical tiene la condición de más representativa en el ámbito territorial correspondiente.
En caso de que la organización o entidad se oponga expresamente a dicha consulta deberá aportar la documentación que acredite dichos aspectos.
Artículo 7. Procedimiento para la inscripción.
1. Presentada la solicitud junto a la documentación correspondiente, la inscripción deberá realizarse en el plazo de dos meses desde la entrada de dicha solicitud en el registro de la Dirección General de Gestión Migratoria. El transcurso del plazo previsto sin que se haya notificado la resolución del procedimiento producirá los efectos jurídicos de la inscripción en el registro, sin perjuicio de la obligación de notificación de la misma.
2. La inscripción en el registro o la denegación de la misma será notificada al interesado. Si la inscripción fuera denegada se acordará previa audiencia al interesado. La resolución no pone fin a la vía administrativa y podrá ser recurrida en alzada ante el órgano superior jerárquico.
3. Si la solicitud de inscripción no reuniese la acreditación de los requisitos establecidos en la presente orden se instará a la persona interesada para que, en un plazo de diez días hábiles, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desistido de su petición, previa resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en el artículo 21 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Artículo 8. Obligaciones de los colaboradores de extranjería.
1. Los colaboradores de extranjería deberán cumplir las siguientes obligaciones:
a) Autorizar como personas habilitadas para la representación, únicamente, a aquellas que cuenten con los conocimientos necesarios para la presentación de los trámites de extranjería previstos en la orden.
b) Verificar que las personas habilitadas acreditan el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1.º Aportación de certificado negativo de delitos de naturaleza sexual.
2.º No haber sido condenadas mediante sentencia firme por delitos relacionados con el ejercicio de su actividad.
3.º No haber sido sancionadas, durante los tres años previos a la fecha de su incorporación al censo, por cualquiera de las infracciones contempladas en la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, en el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
4.º Que disponen de firma electrónica compatible y certificada por la Autoridad de Certificación competente, en los términos que sean de aplicación en la Administración del Estado. Además, deberán presentar la documentación por medios electrónicos y facilitar a las personas que representen cuanta documentación, justificantes o resguardos genere la actuación administrativa realizada.
5.º Que acrediten la representación de los interesados en el procedimiento mediante cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna de su existencia conforme al artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
6.º Que residan en territorio nacional.
c) El carácter gratuito de la representación en los trámites que se realicen al amparo de esta.
d) Contar con un seguro de responsabilidad civil que otorgue cobertura al ejercicio de la representación que ostentan las personas habilitadas.
e) El cumplimiento de la normativa de protección de datos de carácter personal.
f) Los colaboradores de extranjería deberán presentar en el momento de solicitud de prórroga de su inscripción en el registro una auditoría externa o memoria de actividad que evalúe el impacto que ha tenido su acción, reflejando el número de expedientes tramitados, describiendo los procedimientos en los que la entidad haya intervenido, el tipo de actuaciones realizadas, los recursos empleados y cualquier otro elemento que permita valorar la calidad, alcance y eficacia de su intervención.
2. Además, tendrán la obligación de comunicar a la Dirección General de Gestión Migratoria cualquier modificación que afecte a los datos inscritos, asumiendo la responsabilidad de los efectos derivados del incumplimiento de esta obligación.
La comunicación de los cambios a los que se refiere el apartado anterior deberá realizarse en el plazo máximo de cinco días naturales desde la fecha en la que se produzcan.
Artículo 9. Baja de los colaboradores de extranjería del registro.
Se dará de baja la inscripción realizada en el Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería:
a) A solicitud de la propia organización sindical o entidad sin ánimo de lucro inscrita.
b) Por resolución de la Dirección General de Gestión Migratoria, previa audiencia de la organización sindical o entidad interesada, cuando se compruebe que se han dejado de cumplir los requisitos previstos en el artículo 4 o se ha incumplido alguna de las obligaciones enumeradas en el artículo 8.
c) Por finalización del periodo de vigencia de la inscripción inicial o, en su caso, de su última prórroga.
Artículo 10. Protección de datos de carácter personal.
1. De conformidad con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, el tratamiento automatizado de sus datos que resulte necesario para el adecuado funcionamiento del Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería se fundamenta en el artículo 6.1 del citado reglamento.
Previo análisis de los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas se adoptarán las medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con la normativa de protección de datos personales que serán revisadas y actualizadas cuando sea necesario. Las medidas a implantar como consecuencia del citado análisis de riesgos, en caso de resultar agravadas respecto de las previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, deberían prevalecer sobre éstas últimas a fin de dar adecuado cumplimiento a lo exigido por el Reglamento General de Protección de Datos.
2. El Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones será el responsable del tratamiento.
3. El registro podrá ser consultado de forma automatizada por las sedes electrónicas y aplicaciones autorizadas de la Administración del Estado utilizadas en el ámbito de trámites de extranjería, con el fin de validar los datos identificativos de las personas habilitadas para la presentación electrónica de solicitudes.
4. En caso de resultar necesario, el registro podrá ser consultado por el personal que interviene en la tramitación de expedientes de extranjería, en el ámbito de sus competencias.
Disposición final primera. Título competencial.
Esta orden se dicta al amparo de lo dispuesto en artículo 149.1.2.ª de la Constitución, que atribuye al Estado la competencia exclusiva en materia de nacionalidad, inmigración, extranjería y derecho de asilo.
Disposición final segunda. Facultades de ejecución y aplicación.
Se faculta a la Dirección General de Gestión Migratoria para dictar las medidas que sean necesarias en la ejecución y la aplicación de lo previsto en esta orden.
Disposición final tercera. Régimen jurídico aplicable.
En materia procedimental, en todo lo no previsto en esta orden y en la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social y en el Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social, será de aplicación la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Disposición final cuarta. Entrada en vigor.
Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 2 de marzo de 2026.–La Ministra de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, Elma Saiz Delgado.