El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado está integrado por los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos. El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, creó la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (en adelante, la Comisión), como órgano colegiado interministerial al que encomienda la coordinación del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos.
A fin de que pudiera ejercer eficazmente sus funciones de coordinación, el real decreto atribuyó a la Comisión la función de elaborar instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada de los mismos y, en particular, establecer instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental y en los diferentes archivos de su competencia.
Como complemento a la labor de la Comisión, el real decreto previó la creación en cada departamento ministerial de un grupo de trabajo para la coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos públicos, adscrito a la Subsecretaría. Estos grupos de trabajo asumen, en su ámbito, la función de impulsar el cumplimiento de las instrucciones y recomendaciones de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, así como otras funciones más específicas, como la promoción de criterios particulares en relación con la accesibilidad de la información obrante en los archivos de su competencia, promover programas de gestión de sus archivos basados en objetivos o realizar estudios de valoración documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Aunque el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, disponía la constitución de la Comisión en un plazo de seis meses, esta no ha tenido lugar hasta el pasado 16 de octubre de 2024, tiempo en el que se ha hecho evidente la necesidad de dotar de efectividad a las funciones de coordinación previstas en aquel real decreto y que, ante la ausencia de la constitución material de la Comisión, han quedado vacantes o han sido desempeñadas de forma parcial y subsidiaria por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Mediante la presente orden se desarrollan las normas de organización y funcionamiento de este órgano colegiado, a fin de que pueda desempeñar con efectividad las tareas y funciones que tiene ya encomendadas por el Real Decreto 1708/2011, de 18 de septiembre.
Concretamente, se especifica el régimen de funcionamiento y se dota a la Comisión de una estructura administrativa auxiliar pues la elaboración de instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios requiere de un trabajo de base continuo que ha de ser realizado por técnicos y profesionales, integrados en Comisiones Técnicas, y de una labor de coordinación permanente entre las diferentes Comisiones Técnicas, que será realizada por un Comité de Seguimiento, también de composición técnica y visión transversal, de acuerdo con las instrucciones que reciba del Pleno de la Comisión.
La orden se adecua a los principios de buena regulación previstos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
En lo que se refiere a los principios de necesidad y eficacia, la norma atiende al fin de desarrollar las normas de organización y funcionamiento de la Comisión, siendo este instrumento el más eficaz para su consecución.
A su vez, cumple con el principio de proporcionalidad, al recoger la regulación imprescindible para atender las necesidades que se busca cubrir sin afectar en forma alguna a los derechos y deberes de la ciudadanía. Igualmente se ajusta al principio de seguridad jurídica, pues resulta plenamente coherente con el resto del ordenamiento jurídico.
En cuanto al principio de transparencia, la norma está exenta de los trámites de consulta pública y de audiencia e información pública, dada su naturaleza organizativa, así como por no imponer obligaciones relevantes a los destinatarios, ni afectar a los derechos e intereses legítimos de las personas.
Finalmente, la orden se ajusta al principio de eficiencia, ya que su aprobación no dará lugar a nuevas cargas administrativas ni supondrá incremento del gasto público.
Esta orden se dicta de acuerdo con lo previsto en la disposición final cuarta del Real Decreto 1708/2011, de 18 de septiembre, que habilita a los titulares de los departamentos ministeriales, en el ámbito de sus competencias, a adoptar las medidas necesarias para el desarrollo y ejecución del mismo.
En su virtud, a propuesta del Ministro de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes y del Ministro de Cultura, y con la aprobación previa del Ministro para la Transformación Digital y de la Función Pública, dispongo:
Artículo 1. Objeto.
La presente orden desarrolla las normas de organización y funcionamiento de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado (en adelante, la Comisión) creada por el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
Artículo 2. Naturaleza jurídica, fines y adscripción.
1. La Comisión es el órgano colegiado interministerial adscrito al Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes que tiene encomendada la coordinación del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, integrado por los archivos, centros, servicios y sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales y de sus organismos públicos.
2. Se adscribe a la Comisión, como su órgano consultivo superior, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Artículo 3. Régimen jurídico.
1. La Comisión se ajustará en sus actuaciones, composición y funcionamiento a lo previsto en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, y en la presente orden.
2. En lo no regulado expresamente en la presente orden, se estará a lo previsto en las normas generales de actuación de los órganos colegiados dispuestas en el título preliminar, capítulo II, sección 3.ª de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Artículo 4. Funciones.
1. La Comisión desempeñará las funciones que le atribuye el artículo 13.3 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.
2. Asimismo, ejercerá funciones de asesoramiento e información en materia de investigación, conservación, enriquecimiento, protección y difusión de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y de los Archivos, a solicitud del titular de cualquier órgano o entidad de la Administración General del Estado que tenga a su cargo la protección del Patrimonio Documental y de los Archivos.
Artículo 5. Organización de la Comisión.
La Comisión funcionará en Pleno y ejercerá sus funciones con la asistencia del Comité de Seguimiento y de las Comisiones Técnicas que se creen.
Artículo 6. El Pleno.
1. El Pleno de la Comisión estará compuesto por las personas titulares de la Presidencia, de la Vicepresidencia y de las Vocalías. Asistirá también a sus reuniones, con voz pero sin voto, la persona titular de la Secretaría.
2. La Presidencia podrá convocar, con voz pero sin voto, a altos cargos y empleados públicos de Departamentos ministeriales u organismos públicos cuando la naturaleza de los temas a tratar así lo aconseje.
3. La Presidencia también podrá convocar a las reuniones del Pleno, con voz pero sin voto, a las personas titulares de las presidencias o responsables de las Comisiones Técnicas que se formalicen en su seno y a aquellas personas que por sus cualidades, conocimientos o experiencia estime conveniente para el mejor asesoramiento del órgano.
4. Son funciones del Pleno:
a) Las establecidas para la Comisión en el artículo 4.
b) Acordar la formación de Comisiones Técnicas.
c) Aprobar la Memoria anual de la Comisión.
d) Encomendar la realización de estudios y aprobar dictámenes e informes.
e) Decidir sobre las propuestas que le fueran presentadas por el Comité de Seguimiento.
Artículo 7. La Presidencia.
1. La Presidencia de la Comisión corresponde a la persona titular de la Subsecretaría de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
2. Son competencias de la Presidencia de la Comisión:
a) Ostentar la representación de la Comisión e impulsar sus actividades, velando por el adecuado funcionamiento de sus órganos y servicios.
b) Acordar y convocar las reuniones del Pleno, tanto ordinarias como extraordinarias, fijando el orden del día, teniendo en cuenta, en su caso, las peticiones de los demás miembros, formuladas con la suficiente antelación.
c) Presidir las sesiones del Pleno, dirigiendo y moderando el desarrollo de los debates y suspenderlas por causas justificadas.
d) Visar las actas y certificaciones de los acuerdos del Pleno, velando por su cumplimiento.
e) Legitimar con su firma los acuerdos, dictámenes y recomendaciones adoptados por la Comisión.
f) Asegurar el cumplimiento de las leyes en el ámbito de sus competencias.
g) Desempeñar cualesquiera otras funciones que le encomiende el Pleno o sean inherentes a su condición.
3. La persona titular de la Presidencia podrá delegar en la persona titular de la Vicepresidencia las funciones que en cada caso estime convenientes.
4. En caso de vacancia, ausencia o enfermedad, u otra causa justificada, la persona titular de la Presidencia será sustituida por la persona titular de la Vicepresidencia.
Artículo 8. La Vicepresidencia.
1. La Vicepresidencia de la Comisión corresponde a la persona titular de la Subsecretaría de Cultura.
2. La persona titular de la Vicepresidencia ejercerá, por delegación de la persona titular de la Presidencia, las funciones que en cada caso esta le delegue.
Artículo 9. Las vocalías.
1. Ostentan las vocalías de la Comisión:
a) Las personas titulares de las presidencias de las Comisiones Ministeriales o de los grupos de trabajo constituidos en cada Departamento ministerial para la coordinación de los archivos que se encuentren dentro de su ámbito departamental y sus organismos públicos, o un representante designado por la persona titular de la Subsecretaría. En cualquier caso, las personas que ostenten las vocalías deberán tener rango de director general o asimilado.
b) Las personas titulares de los órganos que en cada momento asuman las competencias de los órganos previstos en el artículo 13.4.b) del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.
c) La persona titular de la Dirección del Archivo General de la Administración.
d) Hasta un máximo de cuatro personas, nombradas por el Pleno de la Comisión a propuesta de su Presidencia, en representación de organismos y entes públicos de la Administración General del Estado afectados por el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, cuya presencia se estime necesaria en la Comisión por razón de su cometido, uno de ellos elegido entre las personas titulares de las direcciones de los Archivos Históricos Provinciales.
2. Cuando, por cualquier causa justificada, las personas que ostenten la titularidad de las vocalías previstas en el párrafo a) del apartado anterior no puedan asistir a la reunión del Pleno, podrán ser sustituidas por quien designe la persona titular de la Subsecretaría de su respectivo Ministerio de adscripción. En el caso de las vocalías previstas en los párrafos b) y c) del apartado anterior, la sustitución se ejercerá por quien designe el órgano administrativo inmediato superior de quien dependa el titular. En el caso de las vocalías previstas en el párrafo d) del apartado anterior, la sustitución se ejercerá por quien designe el Pleno de la Comisión.
La sustitución se deberá notificar previamente por escrito a la Secretaría de la Comisión.
Artículo 10. La Secretaría.
1. La Secretaría de la Comisión corresponderá a la persona titular de la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura, que asistirá a las reuniones con voz, pero sin voto.
2. Corresponde a la persona titular de la Secretaría:
a) Preparar las reuniones de la Comisión.
b) Levantar actas de las sesiones.
c) Extender, con el visto bueno de la Presidencia, certificaciones de los acuerdos, dictámenes y recomendaciones adoptadas por la Comisión. En las certificaciones emitidas con anterioridad a la aprobación del acta, se hará constar expresamente tal circunstancia.
d) Velar por la adecuada tramitación de las decisiones de la Comisión, según la naturaleza y finalidad de las mismas.
e) Proceder a la elaboración y distribución de la documentación que sea necesaria o de interés para la realización de los trabajos encomendados a la Comisión.
f) Custodiar la documentación y el archivo de gestión de la Comisión.
g) Recibir, verificar y tramitar la correspondencia de la Comisión.
h) Preparar la Memoria anual de la Comisión.
3. En caso de vacancia, ausencia, enfermedad, u otra causa justificada de la persona titular de la Secretaría, será sustituida por una persona funcionaria del subgrupo A1 designada por el Ministerio de Cultura.
Artículo 11. El Comité de Seguimiento.
1. El Comité de Seguimiento estará integrado por:
a) La persona titular de la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura, que la presidirá.
b) La persona titular de la Subdirección General de Publicaciones, Documentación y Archivo del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes.
c) Las personas que coordinen cada una de las Comisiones Técnicas que se creen.
d) Una persona representante de la CNEDA.
Asistirá a las reuniones, con voz pero sin voto, la persona titular de su Secretaría, que corresponderá a una persona funcionaria de la Subdirección General de los Archivos Estatales.
2. El Comité de Seguimiento tendrá las siguientes funciones:
a) Proponer a la Presidencia del Pleno las materias que considere para la inclusión en el orden del día de sus reuniones.
b) Estudiar los asuntos que tratará el Pleno, con carácter previo a la reunión de dicho órgano.
c) Coordinar y realizar el seguimiento de los trabajos de las Comisiones Técnicas.
d) Ejecutar los acuerdos adoptados por el Pleno.
e) Desempeñar cualquier otra función que le sea delegada o encomendada por el Pleno.
Artículo 12. Las Comisiones Técnicas.
1. El Pleno, por propia iniciativa o a propuesta del Comité de Seguimiento y con los fines que en cada caso se determinen, podrá crear Comisiones Técnicas, de carácter permanente o temporal, cuando la naturaleza o la importancia de los asuntos así lo requiera.
2. La composición y funciones de estas Comisiones Técnicas se determinarán en su acuerdo de creación, pudiendo estar integradas por las personas representantes designadas por los distintos Departamentos ministeriales y organismos y entes públicos miembros de la Comisión.
3. Los miembros de las Comisiones Técnicas designarán, de entre ellos, a las personas responsables de su coordinación, por un periodo no superior a dos años.
4. En las sesiones de las Comisiones Técnicas podrán asistir personas asesoras externas, con voz pero sin voto, cuando sean convocadas.
5. Las Comisiones Técnicas deberán reunirse al menos dos veces al año, de forma presencial o telemática.
6. Las Comisiones Técnicas se regirán en cuanto a su funcionamiento y convocatoria por la forma en que se determine en su primera sesión, siguiendo las directrices fijadas por el Pleno.
Artículo 13. Sesiones del Pleno y del Comité de Seguimiento.
1. El Pleno se convocará en sesión ordinaria o extraordinaria.
2. El Pleno se reunirá en sesión ordinaria dos veces al año.
3. A iniciativa de la Presidencia, o a solicitud de un tercio de las personas que lo integran, podrán celebrarse sesiones extraordinarias para tratar cuestiones o asuntos específicos.
4. Para la válida constitución del Pleno a efectos de la celebración de sesiones, deliberaciones y toma de acuerdos, se requerirá la presencia de las personas titulares de la Presidencia y de la Secretaría o, en su caso, de quienes les sustituyan y, al menos, de la mitad del resto de sus miembros.
5. El Comité de Seguimiento se reunirá, en todo caso, con carácter previo a las reuniones del Pleno, sin perjuicio de que pueda convocarse con mayor frecuencia, a petición de las personas que la integran.
Artículo 14. Convocatoria y orden del día del Pleno y del Comité de Seguimiento.
1. La convocatoria de las reuniones del Pleno y del Comité de Seguimiento se acordará por sus respectivas Presidencias con una antelación mínima de siete días hábiles. La convocatoria, que será tramitada y suscrita por la persona titular de la Secretaría, irá acompañada del orden del día, del acta de la sesión anterior y de la documentación que se estime necesaria.
2. El orden del día del Pleno y del Comité de Seguimiento será fijado por sus respectivas Presidencias. En la formalización del orden del día del Pleno se tendrá en cuenta la propuesta preparada previamente por la Comisión Permanente y las propuestas de las personas que integran aquel que se hayan recibido con suficiente antelación.
3. No podrá ser objeto de deliberación o acuerdo ningún asunto que no figure incluido en el orden del día, salvo que estén presentes todos los miembros del órgano y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de la mayoría. Los asuntos así incluidos quedarán sujetos a lo establecido en esta norma sobre adopción de acuerdos.
4. Salvo que se acuerde lo contrario, los asuntos serán tratados por el orden en que figuren en el orden del día.
Artículo 15. Funcionamiento por medios electrónicos.
1. En el funcionamiento del Pleno y del Comité de Seguimiento:
a) La remisión de la convocatoria, del orden del día y del acta de la reunión anterior se realizará por medios electrónicos.
b) La documentación de cada una de las reuniones se pondrá a disposición de sus miembros en formato electrónico.
Dicha documentación se proporcionará preferentemente a través de un sistema de compartición de archivos en red o similar, que reúna las condiciones adecuadas tanto para la identificación y control de los derechos de acceso a la información de las personas integrantes del Pleno y del Comité de Seguimiento, como para asegurar la integridad de dicha información. Igualmente, la referida documentación estará disponible en formato electrónico durante la celebración de las correspondientes sesiones.
2. El Pleno y el Comité de Seguimiento, a propuesta de sus respectivas Presidencias, podrán acordar la celebración de las reuniones mediante videoconferencia.
Artículo 16. Decisiones del Pleno.
1. El Pleno aprobará instrucciones, manuales y criterios que serán vinculantes y surtirán efectos a partir de la adopción por el Pleno. Asimismo, podrá emitir recomendaciones.
2. Las decisiones del Pleno serán adoptadas por el voto favorable de la mayoría de sus miembros presentes. En caso de empate, el voto de la Presidencia tendrá carácter dirimente.
3. Con independencia del número de personas asistentes, cada miembro del Pleno presente emitirá un único voto. Las votaciones se realizarán, salvo que expresamente se acuerde otro procedimiento, mediante manifestación oral individual del sentido del voto.
4. Los miembros del Pleno que discrepen del texto de una decisión, en todo o en parte, podrán formular individual o colectivamente votos particulares que quedarán unidos al texto aprobado y serán presentados ante la Secretaría en un plazo máximo de dos días.
Artículo 17. Acta de las reuniones.
1. De cada sesión del Pleno y del Comité de Seguimiento se levantará acta por la persona titular de la Secretaría. El acta contendrá, al menos, los siguientes extremos:
a) Las circunstancias de lugar y tiempo en que la reunión se haya celebrado.
b) La indicación de las personas asistentes.
c) El orden del día de la reunión.
d) Los puntos principales de las deliberaciones.
e) El contenido de los acuerdos adoptados.
2. En el acta figurará, a solicitud de los respectivos miembros del órgano, el voto contrario al acuerdo adoptado, su abstención y los motivos que la justifiquen o el sentido de su voto favorable. Asimismo, cualquier miembro tendrá derecho a solicitar la transcripción íntegra de su intervención o propuesta, siempre que aporte en el acto, o en el plazo que señale la Presidencia, el texto que se corresponda fielmente con su intervención, haciéndose así constar en el acta o uniéndose a la misma.
3. Las actas serán redactadas y firmadas por la persona titular de la Secretaría, con el visto bueno de la persona titular de la Presidencia, y se aprobarán en la misma o en la siguiente sesión, en cuyo caso serán remitidas a cada miembro con al menos siete días hábiles de antelación a la fecha de su celebración. No obstante, la persona titular de la Secretaría podrá emitir certificación sobre los acuerdos adoptados, sin perjuicio de la ulterior aprobación del acta, en cuyo caso se especificará esta circunstancia. Se considerará aprobada en la misma sesión el acta que, con posterioridad a la reunión, sea distribuida entre los miembros y reciba la conformidad de éstos por cualquier medio del que el Secretario deje expresión y constancia.
Artículo 18. Memoria.
La Secretaría elaborará una Memoria de las actividades desarrolladas por la Comisión durante el año anterior, que se someterá a la aprobación del Pleno.
Disposición adicional única. No aumento del gasto público.
La constitución y el funcionamiento de la Comisión serán atendidos con los medios materiales y personales de los departamentos ministeriales que la conforman, por lo que su actuación no supondrá gastos adicionales a los previstos en las dotaciones presupuestarias de los mismos ni incremento de gasto público.
Disposición final única. Entrada en vigor.
La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 14 de mayo de 2025.–El Ministro de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, Félix Bolaños García.