La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, considera como parte integrante del patrimonio histórico español el patrimonio documental, constituido por los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad de carácter público. En su artículo 58 crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como órgano encargado del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la clasificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como el régimen de acceso a la inutilidad administrativa de tales documentos.
Esta ley ha sido desarrollada por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. En su artículo 4 establece el procedimiento para la eliminación de documentos administrativos, siempre que carezcan de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas físicas y jurídicas, y no posean valor histórico ni utilidad para la gestión administrativa.
En el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria el procedimiento de eliminación documental se impulsa a iniciativa de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, regulada en la Orden HAC/2991/2003, de 21 de octubre, que será quien elabore las propuestas de eliminación.
Estas propuestas de eliminación aprobadas por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria se elevarán a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos para que emita dictamen vinculante, de acuerdo con el artículo 5 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
Una vez recibido el dictamen favorable por parte de la citada Comisión, el presidente del organismo público en el que se encuentren custodiados los documentos dictará una resolución autorizando la destrucción, la cual se publicará en el «Boletín Oficial del Estado», según dispone el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
Siguiendo este procedimiento, en la reunión de 18 de junio de 2024 y 19 de diciembre de 2024, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos emitió dictamen favorable en relación con determinadas propuestas de eliminación presentadas por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
En virtud de dichos acuerdos y con el fin de autorizar la eliminación de esa documentación administrativa custodiada en la Agencia Estatal de Administración Tributaria y los archivos históricos provinciales, en el ejercicio de las competencias conferidas por el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, resuelvo:
Primero. Eliminación de documentación.
Autorizar la eliminación de los documentos que forman parte de las series que se detallan en el anexo.
Segundo. Eficacia.
La eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación de esta resolución en el «Boletín Oficial del Estado», y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma, conforme a lo previsto en el artículo 6.2.b) del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.
Tercero. Procedimiento de destrucción.
Una vez producida la eficacia de la autorización por esta resolución, se procederá a su destrucción, garantizando la seguridad en el traslado de la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
Se seguirán las recomendaciones emitidas por la Comisión Superior de Documentos Administrativos y publicadas en su web: https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cscda/inicio.html.
La eliminación estará sujeta a los plazos, muestreos y demás formalidades previstos en las propuestas dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y especificados en el anexo.
Un duplicado del acta de destrucción se enviará a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, quien, a su vez, lo remitirá a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7.3 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
Cuarto. Publicación.
Ordenar la publicación de esta resolución en el «Boletín Oficial del Estado», en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 6.1 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
Quinto. Recursos.
Contra la presente resolución se podrá interponer, potestativamente, recurso de reposición ante esta Presidencia en el plazo de un mes a partir del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», conforme a lo previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, o bien recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional, en el plazo de dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación, de acuerdo con lo establecido en la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, no pudiendo interponerse simultáneamente ambos recursos.
Madrid, 2 de junio de 2025.–El Presidente de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, Jesús Gascón Catalán.
ANEXO
| N.º dictamen | Título (años extremos) | Tipo de selección | Forma de selección |
|---|---|---|---|
| 85/2024 | Denuncia pública tributaria (1986-…). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 86/2024 | Procedimiento de aprobación por el Departamento de Inspección Financiera y Tributaria para los obligados tributarios solicitantes de planes especiales de amortización, planes de gasto correspondientes a actuaciones medioambientales y planes especiales de inversiones y gastos de las comunidades titulares de montes vecinales en mano común (1983-…). | ET |
Eliminación total a los 15 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 5 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 87/2024 | Acciones jurídicas de carácter civil ejercidas para el cobro de deudas tributarias (1992-...). | ET |
Eliminación total a los 15 años a partir de la fecha de finalización del expediente y siempre que exista sentencia firme. Muestreo: 5 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 88/2024 | Acciones jurídicas de carácter penal ejercidas para el cobro de deudas tributarias (1991-...). | ET |
Eliminación total a los 15 años a partir de la fecha de finalización del expediente y siempre que exista sentencia firme. Muestreo: 5 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 89/2024 | Actuaciones para el cobro a deudores en concurso de acreedores (1991-...). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 5 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 90/2024 | Procedimiento de declaración de responsabilidad solidaria por el pago de deudas (1991-…). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 91/2024 | Procedimiento de declaración de responsabilidad subsidiaria por el pago de deudas (1991-...). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 92/2024 | Procedimiento de recaudación frente a los sucesores (1991-…). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 93/2024 | Procedimiento de reembolso del coste de las garantías aportadas para suspender la ejecución de una deuda tributaria (1998-…). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 94/2024 | Adopción de medidas cautelares para garantizar el cobro de deudas (1991-…). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 95/2024 |
Procedimiento de gestión de cobros de deudas a través de entidades colaboradoras (1991-…). |
ET |
Eliminación total a los 5 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 105/2024 | Embargo de bienes y derechos dentro del procedimiento de apremio para el cobro de deudas tributarias (1991-…). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 106/2024 | Enajenación de bienes embargados por subasta o adjudicación directa (1991-…). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 107/2024 | Reclamación de tercería por dominio de los bienes embargados al deudor o por derecho a ser reintegrado del crédito con preferencia al perseguido en el expediente de apremio (1991-…). | ET |
Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha de finalización del expediente. Muestreo: 5 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. Acceso: parcialmente restringido. |
| 108/2024 | Procedimiento sancionador en materia tributaria (1986-…). | EP |
Eliminación parcial. – Eliminación total a los 10 años a partir de la fecha en que finalizó el expediente sancionador, de la documentación relativa a procedimientos sancionadores derivados de la comisión de infracciones leves y graves. Muestreo: 1 % de los expedientes de cada año en cada uno de los archivos de las oficinas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria. – Conservación permanente de la documentación relativa a procedimientos sancionadores derivados de la comisión de infracciones muy graves. Acceso: parcialmente restringido. |
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ET= Eliminación total. EP= Eliminación parcial. |
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