La presente resolución tiene por objeto la eliminación de documentación perteneciente al Patrimonio Documental, que es parte integrante del Patrimonio Histórico Español, al amparo de lo dispuesto en el artículo 48 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
De esta manera, de acuerdo con el artículo 55.3 de dicha ley, la eliminación de bienes del Patrimonio Documental deberá ser autorizada por la administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria. Por su parte, el artículo 58 del mismo texto legal atribuye a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos.
En desarrollo de estas previsiones, se aprobó el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original; y el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
En la reunión plenaria, de 16 de octubre de 2012, de la CSCDA, se creó el Grupo de Trabajo de Valoración de series y funciones comunes de la AGE, siguiendo lo previsto en el artículo 3 del Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre. El cometido de este grupo es la realización de estudios de identificación y valoración de series comunes, así como de estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los distintos organismos y su ubicación, con el fin de elaborar propuestas de conservación o eliminación y los correspondientes calendarios de conservación.
En el ejercicio de estas funciones, en virtud del artículo 13 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y su régimen de acceso, el grupo de trabajo presentó a dictamen de la CSCDA varios estudios de identificación y valoración de series documentales, todas ellas consideradas comunes a la AGE, incluyendo a sus organismos públicos y, por tanto, susceptibles de aplicarse en el Instituto Cervantes.
Las propuestas de valoración de series comunes, a las que se adhiere el Instituto Cervantes por esta resolución, fueron dictaminadas favorablemente por la CSCDA en las reuniones plenarias del 16 de junio y 17 de diciembre de 2025 y se detallan en el anejo.
Por todo ello, corresponde ahora adoptar resolución aprobando la eliminación y su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», de acuerdo con el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
En virtud de dichos acuerdos, y en ejercicio de las competencias que me están conferidas por el mencionado artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, a propuesta de la Dirección de Administración, resuelvo:
Primero.
Aprobar la eliminación, de acuerdo con el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, de los documentos que forman parte de las series documentales comunes que se detallan en el anejo, presentadas por el Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado, adscrito a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Segundo.
La eliminación estará sujeta a los plazos, muestreos y demás formalidades previstas en las propuestas dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Tercero.
El proceso de destrucción se realizará periódicamente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos para cada una de las series señaladas en el anejo, quedando autorizadas por la presente las destrucciones regulares una vez cumplidos los plazos obligatorios de conservación.
Cuarto.
Se seleccionarán las unidades de instalación que se conservarán como testigo, de acuerdo con las propuestas presentadas.
Quinto.
Ordenar la publicación de la presente resolución en el «Boletín Oficial del Estado».
Sexto.
De conformidad con el artículo 37.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la autorización no será efectiva hasta transcurridos tres meses desde la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de la presente resolución, siempre que en dicho plazo de tres meses no se haya interpuesto recurso de cualquier naturaleza contra la misma.
Séptimo.
No se llevará a cabo la destrucción de documentos autorizada hasta que la presente resolución, en caso de ser impugnada, adquiera firmeza.
Octavo.
Una vez producida la eficacia de la autorización, el proceso de destrucción garantizará la seguridad de la documentación, estando protegida contra intromisiones externas. El método de destrucción será el adecuado, que imposibilite la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos.
Noveno.
Contra la presente resolución, que agota la vía administrativa, podrá el interesado interponer recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional, en el plazo máximo de dos meses a contar desde el día siguiente al de su publicación, o recurso de reposición, con carácter previo y potestativo ante el Director del Instituto Cervantes, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente al de la referida publicación, sin que puedan simultanearse ambos recursos.
Madrid, 6 de octubre de 2026.–El Director del Instituto Cervantes, Luis García Montero.
ANEJO
Relación de series documentales comunes valoradas de la Administración General del Estado, a las que se adhiere el Instituto Cervantes
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N.º de dictamen CSCDA y código de propuesta |
Denominación de la serie documental (años extremos)/Órgano productor | Tipo de selección | Forma de selección, acceso y muestreo | Plazo de conservación (años) |
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24/2025 16/06/2025 GTSC/012/2025-1 |
Estados de situación de tesorería (1986-…). // Departamento de Contabilidad y Tesorería/Dirección de Administración del Instituto Cervantes. | ET |
Favorable a la eliminación total: – Transcurridos siete años, en Cajas pagadoras, por caducidad de valores administrativos y contables. – Transcurridos diez años en Unidades Centrales de Caja/Unidades centrales de gestión económica, administración financiera, o equivalentes/Intervenciones Delegadas. Muestreo: Un expediente o caja anuales (Unidad Central). Acceso parcialmente restringido. |
10/7 |
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25/2025 16/06/2025 GTSC/012/2025-2 |
Expedientes económicos de gasto: Gastos corrientes en bienes y servicios (cap.2). ([1940] – […]) // Departamento de Contabilidad y Tesorería/Dirección de Administración del Instituto Cervantes. |
EP |
Conservación permanente en cualquier unidad: conservación permanente de expedientes anteriores a 1940. Justificación: Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, criterios generales para la valoración de los documentos de la Administración General del Estado (1.2. Documentos de archivo posteriores a 1939). Conservación permanente en unidades con capacidad directa de gestión y rendición de cuentas (Expedientes a partir de 1940): conceptos 226.01 Atenciones protocolarias y representativas (Dictamen 99/2024) y 226.08 Gastos reservados (excepto: gastos por este subconcepto tramitados por anticipo de caja o mediante cuentas «a justificar» justificados en cuentas «multiaplicación», que podrán eliminarse en los plazos previstos de, respectivamente, diez y quince años (Dictámenes CSCDA 31/2015 y 99/2024). Eliminación total a partir de quince años en unidades con capacidad directa de gestión y rendición de cuentas (Expedientes a partir de 1940): resto de casos. Eliminación total a partir de los dos años en unidades periféricas/en el Exterior, cuyos originales son enviados a unidades centrales para archivo y fiscalización: Eliminación total a partir de dos años (alegaciones ID dieciocho meses + plazo precaución). Eliminación total a partir de dos años en ejemplares parciales que puedan quedar en las unidades proponentes del gasto (propuestas de gasto), salvo que estén incorporadas a expedientes finalistas. Muestras testimoniales de un expediente por año y unidad. Acceso parcialmente restringido. |
15/2 |
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44/2025 17/12/2025 GTSC/19/2025 |
Nóminas de haberes y retribuciones de empleados públicos // Departamento de Contabilidad y Tesorería/Dirección de Administración del Instituto Cervantes. | EP |
Conservación permanente de nóminas anteriores a 1940. Y las posteriores a esa fecha que deban considerarse comprendidas en la declaración del artículo 26.2 de la Ley 20/2022, de 19 de octubre, de Memoria Democrática. Eliminación total a los seis años de las nóminas custodiadas en servicios periféricos/en el Exterior. Cuyos originales se tramiten por Habilitaciones centrales. Caducidad valores contables; los valores jurídicos se conservan en las Habilitaciones o Pagadurías centrales. De los expedientes parciales del tipo Variaciones de nóminas. Siempre que se tenga constancia de su presencia en el expediente de nóminas en las Unidades de Recursos Humanos. Expedientes parciales, copias y duplicados que ya hayan cumplido su función en la elaboración de la nómina y por estar presentes en los documentos de las altas, bajas y modificaciones de nóminas y en sus documentos justificativos. Eliminación total a los 80/100 años de nóminas posteriores a 1940 (salvo las que deban considerarse comprendidas en la declaración artículo 26.2 de la Ley 20/2022, de 19 de octubre, de Memoria Democrática). Caducidad valores jurídicos y probatorios, ligados a la vida natural de los titulares de datos y a un plazo adicional para posibles intereses de los sucesores a efectos de derechos pasivos. y/o informativos en series complementarias (seis años). Otros posibles valores testimoniales e históricos deberán: a) conservarse mediante muestreo (muestreo de ejemplares representativos de cada intervalo de cinco años a determinar por el Archivo intermedio) b) por localizarse en series relacionadas o recapitulativas (expedientes personales, certificados anuales, etc). Acceso parcialmente restringido. |
6/80-100 |