Autor: Eric Gracia. Abogado Derecho.com
El 1 de enero de 2013 entrará en vigor el nuevo Real Decreto por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (en adelante, “el Reglamento”), derogando el actual Reglamento en la materia aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre.
Entre las muchas novedades que contiene la nueva norma, se establece un régimen que impulsa la factura electrónica y la equipara en trato a la factura en papel. Estas son las principales notas a tener en cuenta:
1.- Nueva definición de factura electrónica:
La que, ajustándose a lo que establece el Reglamento, ha sido expedida y recibida en formato electrónico. En todo caso, para poder expedir una factura electrónica será necesario que su destinatario haya dado su consentimiento.
2.- Requisitos generales para la expedición de facturas electrónicas:
La expedición de facturas podrá hacerse por cualquier medio, ya sea en papel o en formato electrónico, siempre que permita garantizar a quien la expide la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
3.- ¿Qué es la autenticidad del origen de una factura?
Es la garantía de la identidad del obligado a expedirla y de su emisor.
4.- ¿Qué es la integridad del contenido de una factura?
Es la garantía de que el mismo no ha sido modificado.
5.- ¿Cómo se podrá garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica?
Tanto si la factura está en soporte papel como electrónico, dicha garantía podrá lograrse a través de los controles de gestión o de auditoría usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que esos controles permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
En el caso específico de la factura electrónica y sin perjuicio de lo anterior, dicha garantía se entenderá cumplida cuando se utilice cualquiera de los siguientes medios:
a) Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.
b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
6.- ¿Qué ocurrirá con los envíos de lotes con varias facturas electrónicas?
Cuando se envíen simultáneamente al mismo destinatario lotes que incluyan varias facturas electrónicas, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información.
7.- ¿Cómo deberán conservarse las facturas electrónicas?
Por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin demora.
Podrán utilizarse medios electrónicos para la conservación de las facturas, lo que comprende la utilización de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos.
Cuando se utilicen medios electrónicos para conservar las facturas, deberá permitirse su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Los medios electrónicos destinados a la conservación de las facturas deberán garantizar el acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria si lo solicita. Un acceso completo debe permitir la visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión de las facturas.
8.- ¿Dónde podrán conservarse las facturas electrónicas?
Donde se quiera, aunque deberán poder ponerse a disposición de la Administración tributaria cuando las requiera. Si se utilizan medios electrónicos para conservar las facturas, deberá garantizarse a la Administración tributaria el acceso en línea a los documentos conservados, así como su carga remota y utilización.
En cualquier caso, cuando la conservación de las facturas quiera hacerse fuera de España, previamente deberá comunicarse esta circunstancia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, que en tal caso sólo aceptará la conservación por medios electrónicos.
Si necesita asistencia legal sobre éste u otros asuntos puede contactar con nosotros llamando al 902 01 44 02.
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