Autor: Eric Gracia. Abogado en Derecho.com
El 13 de marzo de 2023 entra en vigor la ley que regula en España los canales internos de denuncia en las empresas. A continuación resumimos los aspectos más relevantes a tener en cuenta:
¿Qué es un canal interno de denuncia?
Es el medio a través del cual cualquier persona (el “informante”) puede informar de hechos que podrían ser constitutivos de infracción penal o administrativa, o de infracción del Derecho de la Unión Europea, cometidos en el seno de la empresa propietaria del canal.
¿Qué empresas deben tener un canal interno de denuncia?
Las que tengan contratados 50 o más trabajadores.
Si una empresa no está legalmente obligada a ello (porque tiene menos trabajadores) pero decide implantar un canal interno de denuncia, éste debe cumplir los requisitos establecidos por la nueva ley.
¿Qué pasa con los grupos de empresas?
Pueden disponer de un mismo canal interno de denuncias para todo el grupo. En todo caso, la sociedad dominante debe aprobar una política general relativa al canal interno de denuncias y a la defensa del informante, debiendo asegurar la aplicación de sus principios en todas las entidades que integran el grupo.
¿Se puede delegar en un tercero la gestión del canal?
Se puede delegar en un tercero la recepción de las denuncias. A efectos de protección de datos, dicho tercero tiene la condición de encargado del tratamiento de la empresa propietaria del canal interno de denuncia.
¿Cómo debe ser el canal interno de denuncia?
- El órgano de administración de la empresa es el responsable de su implantación, previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
- Debe estar diseñado, establecido y gestionado de forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
- Debe permitir la presentación de comunicaciones por escrito (a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto) o verbalmente (por vía telefónica, a través de sistema de mensajería de voz o mediante una reunión presencial) o de ambos modos.
- Las denuncias deben poder ser también anónimas.
- Debe garantizar que las comunicaciones presentadas pueden tratarse de manera efectiva dentro de la empresa con el objetivo de que ésta sea la primera en conocer la posible irregularidad.
- Debe ser independiente.
- Debe contar con un Responsable del Sistema designado por el órgano de administración de la empresa.
- Debe contar con una “Política” o “Estrategia” que enuncie los principios generales en materia del canal interno de denuncia y defensa del informante y estar debidamente publicitada en el seno de la empresa.
- Debe contar con un “Procedimiento de gestión de las informaciones recibidas”.
- Debe establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia empresa.
¿Cómo afecta en materia de protección de datos a la empresa?
El canal interno de denuncia constituye una actividad de tratamiento de datos y, por tanto, deberá someterse al cumplimiento de todas las obligaciones en esta materia: inclusión en el registro de actividades de tratamiento de la empresa; realización de un análisis de riesgos e implantación de medidas de seguridad; cumplimiento del deber de información a los informantes; determinación de los periodos de conservación de los datos; formalización de contratos de tratamiento con posibles encargados del tratamiento; etc.
Si necesitas asistencia legal sobre éste u otros asuntos, puedes contactar con nosotros escribiéndonos a legal@derecho.com
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