Obligaciones de Protección de Datos si haces Teletrabajo

Autora: Lilian Issa. Abogada en Derecho.com

Ante la enfermedad del Covid-19 (conocida como “Coronavirus”) si tu empresa implanta el teletrabajo has de saber las obligaciones que tendrá que aplicar en materia de Protección de Datos de Carácter Personal. Si el trabajador accede a datos de carácter personal (nombre de clientes, de proveedores, etc.), se deberán cumplir ciertas obligaciones.

¿Qué obligaciones en materia de protección de datos debe cumplir toda empresa que implante el teletrabajo y tengan acceso a datos personales?

a) Autorizar el teletrabajo: La empresa deberá autorizar por escrito el teletrabajo.

b) Comunicar medidas de seguridad: Comunicar por escrito las medidas de seguridad que deban cumplir cuando se utilicen equipos electrónicos para teletrabajar (incluidos los particulares) y sobre el espacio de trabajo, para minimizar los riesgos para los datos personales que sean objeto de tratamiento. Entre dichas medidas se encuentran:

• • No teletrabajar en lugares públicos, en qué condiciones se autoriza.
  • Tener activado programas de antivirus o firewall.
  • Uso de sistemas de autenticación (usuario y contraseña) para el acceso al equipo y a la información.
  • Conectarse a Wifi privado y no utilizar redes públicas.
  • Bloquear la sesión de trabajo en ausencia del trabajador.
  • No almacenar información en el propio equipo, o bajo qué condiciones.
  • Normas para imprimir información con datos de carácter personal.

c) Formación: La empresa deberá realizar las siguientes acciones:

• • • Formar a sus empleados sobre los potenciales riesgos que el teletrabajo puede comportar para la confidencialidad, integridad y seguridad de la información. (Puede facilitarse una guía)
    • Formar a sus empleados en la detección y notificación de brechas de seguridad que puedan tener lugar con el teletrabajo. Los riesgos pueden verse aumentados con el teletrabajo debido a accesos no autorizados, por la pérdida de dispositivos o, incluso, por el uso de redes wifi públicas.

d) Disponer de la Política Interna de Garantía de los Derechos Digitales, para:

• • Garantizar el derecho a la intimidad en el uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral. Los empleados deben ser informados de cómo deben utilizar los dispositivos digitales que se ponen a su disposición (portátiles, móviles, correo electrónico, etc.) y si se permite su uso privado y en qué condiciones.
  • Garantizar el derecho a la desconexión digital en los supuestos de teletrabajo. Garantizar el tiempo de descanso, permisos y vacaciones de los empleados. No obligar al trabajador a atender asuntos laborales fuera de su horario de trabajo por el hecho de poder conectarse remotamente.
  • Garantizar el derecho a la intimidad ante la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral. Si, por ejemplo, la empresa utiliza sistemas de geolocalización para cumplir con la obligación del registro de la jornada laboral de los empleados ésta deberá: 1. Informar con carácter previo y de manera expresa, clara e inequívoca a sus empleados a cerca de la existencia de estos sistemas. 2. Deberá informar de sus características.

e) Realizar un análisis de riesgos y una Evaluación del impacto en la protección de datos (EIPD): Si el teletrabajo es nuevo para la empresa y no se ha tenido en cuenta para el establecimiento de la política de seguridad de la compañía, la empresa deberá realizar un análisis de riesgos y, en su caso, una Evaluación del Impacto en la protección de datos.

f) Garantizar la protección de datos de los trabajadores si se dispone de un sistema de registro horario para las horas teletrabajadas.

Somos conscientes de que la situación actual puede crear en las empresas cierta incertidumbre sobre la implantación del teletrabajo, dado el riesgo de incumplimientos de la normativa de protección de datos. En Derecho.com estamos preparados para ayudarte a que el teletrabajo se implante en tu empresa con las máximas garantías. Si tienes cualquier duda contacta con nosotros llamando al 902 01 44 02 o bien escribiéndonos a legal@derecho.com